Att organisera och styra verksamheten

Att organisera och fördela arbetet är en av dina viktigaste uppgifter som chef. Men allt går inte att planera eller förutse. Som chef måste du därför vara beredd att möta oförutsedda händelser på ett bra sätt.

Att organisera handlar lika mycket om att vara förberedd på det oväntade som att styra verksamheten. Det gäller också att kunna söka stöd och hjälp när det behövs.

Varje verksamhet möter olika krav utifrån olika människors perspektiv.

-     Kunder och brukare kräver den kvalité som utlovats.

-     Uppdragsgivaren, t.ex. ägaren eller politiker ställer krav på effektivitet så att resurser används på bästa sätt.

-     Anställda kräver å sin sida en god arbetsmiljö, goda förutsättningar för att kunna göra ett bra jobb

Utmaningen för varje arbetsgivare, dess chefer och ledare är att lyckas balansera krav från de tre intressenterna; kunder/brukare, uppdragsgivare och anställda och deras respektive förväntningar i förhållande till varandra.

För att hantera organisering och styrning behöver varje chef kunna svar på fyra grundläggande frågor:

-     Varför verksamhetens finns dvs. förstå inom vilket kontext man verkar. Det underlättar avgränsning och planering och är en förutsättning för en chef att beskriva verksamhetens karaktär.

-     Vad som ska göras, dvs vilka mål och arbetsuppgifter som verksamheten förväntas hantera. Tydliga mål är nödvändigt för att leda andra och inte mins avgörande för att bedöma om man klarar av sitt uppdrag som chef.

-     Hur arbetet ska genomföras, dvs vilka roller som behöver finnas och hur verksamhetens ska organiseras. Vet man inom vilket kontext man verkar, vad man ska uppnå och på vilket sätt arbetsuppgifterna ska utföras har man lättare att svara på den sista frågan nämligen.

-     Vem ska sköta vilka uppgifter, dvs vilken kompetens behövs för vilka roller. Med det som utgångspunkt kommer du som chef kunna leda verksamheten genom dina medarbetare, se till att de har rätt kompetens och förmågan att förstå och hantera de uppgifter du delegerar till dem.

Inte sällan kan arbetsmiljöarbetet komma på undantag när verksamheten utsätts för yttre påfrestningar. Forskning visar dock att hälsofrämjande investeringar ökar lönsamheten och gör det möjligt att hålla medarbetare friska och välmående under ett långt arbetsliv. Det har i sin tur positiva effekter på sjukkostnader av olika slag. Arbetsmiljöverkets föreskrift och organisatorisk och social arbetsmiljö är en bra utgångspunkt när du som chef ska organisera ditt arbete för att ditt ledarskap ska få bästa möjliga effekt.

Tänk på detta

  • Ha tydliga mål för verksamheten
  • Besluten bör vara transparanta
  • Medarbetare som påverkas av beslut ska kunna undersöka grunden för dem
  • En öppen och ärlig ledningsstil uppmuntrar dialogen mellan dig och dina medarbetare
  • Återkoppla kontinuerligt till dina medarbetare
  • Arbetet med att utveckla en gemensam syn på vad som ska uppnås på kort och lång sikt
  • Se det som en kontinuerlig utvecklingsprocess snarare än som en engångsföreteelse
  • Utvärdera dina medarbetares prestationer mot de uppsatta målen