Innan du rekryterar | Akademikerförbundet SSR

Akademikern

Förberedelser

Innan du rekryterar

Förberedelsemomentet är avgörande för rekryteringens framgång. Det är därför viktigt att förberedelserna är noga genomarbetade. Vi tipsar om hur du kan gå tillväga i förberedelsestegen, och samtidigt applicera ett likabehandlingsperspektiv.

Utgångspunkten vid en rekrytering är att arbetsgivaren är fri att anställa vem han vill. Det finns inga lagar som direkt reglerar rekryteringsprocessen, dock finns det lagar som ger vissa arbetssökande rättigheter som en arbetsgivare bör ta hänsyn till i rekryteringsprocessen.

Ett första steg i förberedelserna är att klargöra om ett rekryteringsbehov överhuvudtaget föreligger. Det finns omständigheter och situationer som arbetsgivaren måste ta hänsyn till innan ett beslut om nyanställning fattas. 

Det kan handla om nedanstående omständigheter:

  • Övertalighet
  • Företräde
  • Omplacering
  • Rehabilitering
  • Ofrivillig deltid
  • ”Inlasning”
  • Verksamhetsövergång

Grundläggande är att arbetsgivaren har en skyldighet att anstränga sig för att medarbetare förblir kvar i anställning vid exempelvis organisationsförändringar, neddragningar eller sjukdom. Andra situationer kan gälla när medarbetare som befinner sig på tidsbegränsade anställningar passerar två-årsgränsen så som den är formulerad i LAS 5 §.

Arbetsgivaren bör också göra det möjligt att öka tjänstgöringsgraden för personer som har anmält att man önska gå upp från deltid till heltid. Därutöver kan verksamhetsövergångar medföra att flera personer kan göra anspråk på samma tjänst och en övertalighetssituation uppstå. Därför bör en avstämning med resten av organisationen göras innan beslut om nyrekrytering tas.

För att rekryteringsprocessens ska gå så korrekt till som möjligt bör arbetsgivaren först se över de nämnda aspekterna innan rekryteringsprocessen påbörjas.

Vad vill vi uppnå?

Innan rekryteringen påbörjas är det nödvändigt att göra klart för sig vad syftet och målet med rekryteringen är. För att klargöra detta kan ansvarig rekryterare inledningsvis ställa sig frågan ”vad innebär en lyckad rekrytering för denna tjänst?”. För att kunna utvärdera ifall kandidaten var rätt för tjänsten är det även bra att i förväg bestämma vad personen ska kunna prestera inom en viss tid.

1. Behovsanalys – vad behöver organisationen för kompetens?

En behovsanalys innebär att arbetsgivaren identifierar vilken arbetsinsats som behövs i organisationen för att nå dess visioner och mål. Utifrån det bestäms det vilken kompetens som saknas i organisationen. För att behovsanalysen ska stämma överens med hur arbetet faktiskt ser ut är det en fördel att behovsanalysen görs av de som påverkas av rekryteringen.

Det är behovsanalysen som är grunden för rekryteringsprocessen då det är i behovsanalysen man bestämmer vilken kompetensprofil som man söker hos kandidaterna, låt därför denna del ta den tid som behövs. Redan i behovsanalysen är det bra att ha i åtanke vilken kompetens som är rimlig att kunna bedöma i urvalsprocessen (en gemensam definition och bedömningsmall för kompetenserna specificeras i kravspecifikationen). 

Behovsanalys - ett exempel 

Organisation A är i behov av en försäljare för att kunna förmedla organisationens nyaste produktsatsning som ska hjälpa organisationen att bli ledande inom sin bransch. Organisation A bedömer utifrån behoven att det behövs en försäljare som har kunskap om produkten och som har förmågor och egenskaper som går i linje med det som behövs för att klara av tjänsten. Det bestäms att personen ska ha uppnått ett försäljningsresultat på X sålda produkter i genomsnitt per månad efter ett år, det viktigaste är att en förbättring ska kunna synas.

Tips för likabehandling

Se varje tillsättning som en ny tjänst och som en möjlighet till att identifiera vad organisationen behöver i dagsläget, eftersom förutsättningarna förändras med tiden. Det är även bra att se över hur homogen arbetsgruppen är, kanske består den till stor del utav män/kvinnor eller personer med samma etniska bakgrund? Det är en fördel att ha mångfald i arbetsgruppen då det ger tillgång till fler perspektiv, vilket gör det lättare att utvecklas och bemöta den globala marknaden. Att det är mångfald i själva rekryteringsgruppen är en fördel då chansen att kompetensen värderas allsidigt och på sakliga grunder ökar när rekryteringsgruppen varierar i erfarenhet och uttryckssätt.

Läs mer om fördelar med mångfald i organisationen här.

2. Arbetsanalys – vad ska kandidaten klara av?

Efter organisationen identifierat vilken kompetens som behövs är det dags att utforma vad tjänsten kommer att innebära. Här gör man en analys av vad personen kommer förväntas göra i arbetet, ansvarsområden, vad man behöver kunna för att utföra arbetet, vilka resurser som behövs för att utföra arbetet och under vilka omständigheter arbetet kommer att utföras samt vilka mål personen kommer att arbeta mot.

Arbetsanalys – ett exempel

En försäljare förväntas arbeta med försäljning, ansvarsområdet omfattar kontakt med kunder och sköta administration för detta, arbetet utförs i butik med personliga möten, vilket kräver en viss flexibilitet, och att personen arbetar mot ett resultatorienterat mål.

Tips för likabehandling

Tänk på att beskrivningen av tjänsten inte ska vara diskriminerande på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Detta innebär att beskrivningen endast ska innefatta relevanta arbetsuppgifter, ansvars- och kunskapsområden, resurser och omständigheter. Beskrivningen får gärna vara benämnd på ett könsneutralt sätt och bör alltså inte vanligen associeras med något av könen. Försök istället att beskriva tjänsten i form av verb och inte värdeladdade ord - exempelvis att arbetet innebär att personen ska analysera och inte att organisationen behöver någon som är analytisk.

3. Kravspecifikation – krav på den som ska utföra arbetet

När arbetsanalysen är klar ska arbetsgivaren utforma en kravspecifikation. Denna ska innehålla information om organisationen, tjänsten, placeringen inom organisationen, arbetsområden och arbetsuppgifter. Utifrån dessa utformas en kravprofil gällande utbildning, erfarenhet, kunskap, förmågor, färdigheter och personliga egenskaper som krävs. Utöver detta kan man ange önskemål och kriterier som är meriterande.

Kravprofil – ett exempel

För en försäljare kan det finnas krav som kunskap om hur man bemöter människor och leder samtal, förmåga att förstå vilket behov kunden har och färdighet att bemöta detta och på ett attraktivt sätt, genom sin personliga egenskap som lyhörd. Meriterande kan vara att personen har kunskap om branschen eller att hen har arbetat med liknande arbeten tidigare eller har utbildning inom relevant ämne.

Tips för likabehandling

Tänk på att kraven ska vara relevanta och väsentliga för arbetet eftersom vissa krav i sig kan vara missgynnande mot vissa grupper av människor. Exempelvis kan ett oberättigat krav på erfarenhet indirekt missgynna människor i en viss åldersgrupp eller så kan ett oberättigat krav på att behärska ett visst språk flytande indirekt missgynna människor beroende på etnisk härkomst (notera att det är skillnad på att ställa krav på engelsktalande personer och personer från England, då man kan lära sig språk). Under juridiska exempel finns arbetsrättsliga fall presenterade där kravspecifikationen varit en väsentlig del i utredningen.

Det är viktigt att de olika kraven för arbetet är tydligt definierade. Det är betydelsefullt för bedömningen att det finns en överenskommelse om hur kriterierna bedöms (vad är önskvärt/icke önskvärt beteende) och en rangordning av de olika kriterierna från viktig (ofta förekommande) till mindre viktig (inte lika ofta förekommanade) så man vet vad som väger tyngst vid liknande kandidater. Detta gör att bedömningen av de olika kriterierna blir enhetlig och objektiv.

Det är viktigt att rangordningen görs innan bedömningen och att ingenting ändras under rekryteringen. Bedömningen bör ske sker efter urvalet så att det blir en samlad bedömning. Det är också bra att, i de fall där det finns flera bedömare, låta varje bedömare göra sin bedömning enskilt så att man inte blir påverkade av varandra.

Det är även fördelaktigt att arbetsgivaren samverkar med facket vid utformningen av kravspecifikationen för att facket ska kunna fungera som ett kompletterande stöd och ge synpunkter kring kriterier. 

4. Annons och rekryteringskanaler – frågar efter den som ska utföra arbetet

Annonsen är det som visas utåt mot kandidaterna, vars uppgift är att informera om den befintliga kravspecifikationen. Här är det viktigt att vara pedagogisk och tilltala så många som möjligt. Det innebär att använda sig av ett lättillgängligt och tydligt språk (undvik alltså facktermer). Tänk på att använda varierande rekryteringskanaler som inkluderar flera olika kandidater. Det är även bra att vara tydlig med vilka kriterier som är krav och vilka som är önskemål.

Tips för likabehandling

Enligt diskrimineringslagen har arbetsgivaren skyldighet att aktivt verka för att alla personer oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning ges möjlighet att söka lediga anställningar. Det kan därför vara en fördel att ha bilder på människor från olika grupper, även minoriteter, i annonsen och undvika att använda könsladdade titlar (som personalman).

Tänk efter var ni annonserar. Använd rekryteringskanaler som riktar sig till flera olika målgrupper, minoritetsgrupper inkluderat. Detta ger även signaler om en medveten strategi i mångfaldsarbetet. Om arbetsgruppen, som ni söker en kandidat till, har en ojämn könsfördelning mellan kvinnor och män kan ni i annonsen särskilt uppmuntra personer av det underrepresenterade könet att söka tjänsten och utöva positiv särbehandling. 

Extra läsning

Mer om diskrimineringslagen i förberedelsemomentet

Mer om diskrimineringsförbudet gällande krav

Ett krav kan vara direkt diskriminerande om kravet i sig innebär att någon missgynnas, på grund av kön, etnisk bakgrund, sexuell läggning, funktionshinder eller ålder, genom att personen behandlas sämre än någon annan. Detta kan exempelvis vara att säga att organisationen endast söker män eller etniskt svenska till tjänsten, vilket är direkt diskriminerande mot kvinnor respektive personer med annan etnisk bakgrund än svensk.

Ett krav kan även vara indirekt diskriminerande om det framstår som neutralt, men i själva verket missgynnar någon på grund av de nämnda diskrimineringsgrunderna. Ett sådant exempel är ett arbetsrättsligt fall där man hade krav på de sökandes kroppslängd, vilket diskriminerade majoriteten av kvinnorna. Dessa krav kan dock vara berättigade, och är då inte diskriminerande, om kraven är relevanta för arbetets utformning.

Mer om positiv särbehandling

Det går också att göra undantag från diskrimineringsförbudet om det är en åtgärd (som inte gäller löne- eller andra anställningsvillkor) som är en del i främjandet av jämställdhet mellan kvinnor och män, kallat positiv särbehandling.

Positiv särbehandling innebär att ifall en arbetsplats har en ojämn fördelning mellan kvinnor och män inom en viss arbetskategori kan arbetsgivaren vid nyanställningar särskilt anstränga sig för att få sökande av det underrepresenterade könet. Arbetsgivaren kan välja en person av underrepresenterat kön framför en annan vid en anställningsintervju, om dessa har likvärdiga meriter, för att främja jämställdhet.

Här kan du läsa mer om diskrimineringslagen och positiv särbehandling.

Förtjänst och skicklighet som urvalskriterier hos staten

Vid anställning hos staten ska myndigheter ta hänsyn till sakliga grunder, vilket tolkas som förtjänst och skicklighet, där skickligheten ska sättas främst, enligt Regeringsformen (12 kap, 5§, 2 stycket).

Förtjänst innebär ungefär ”den vana som förvärvats genom föregående tjänstgöring”, vilket ofta inneburit detsamma som antal tjänsteår. Eftersom skickligheten ska sättas främst har ofta förtjänsten en indirekt betydelse – erfarenheten från andra anställningar ger ofta en större skicklighet. Anställningens längd ska dock inte ensamt avgöra om huruvida någon anställs, då någon med längst anställningstid inte alltid automatiskt är skickligare än någon annan.

Med skicklighet menas de faktorer som är av betydelse för kandidatens lämplighet för den aktuella tjänsten. All relevant erfarenhet värderas inom ramen för skicklighet och man gör en helhetsbedömning utifrån teoretisk och praktisk utbildning, kunskaper och erfarenheter som förvärvats i andra anställningar, samt personliga egenskaper som prestationsförmåga, yrkesskicklighet, ledaregenskaper och samarbetsförmåga.