Hur gör man en objektiv bedömning? | Akademikerförbundet SSR

Akademikern

Urval

Hur gör man en objektiv bedömning?

Hur objektiva vi än tror oss vara påverkas vi av våra egna erfarenheter och vår egen världsbild. Men du kan arbeta aktivt för att bli mer medveten om din egen subjektivitet för att göra din urvalsprocess så objektiv som möjligt.

För att hjälpa dig på traven presenterar vi här några förslag på utgångspunkter och tips för en objektiv urvalsprocess. Beskrivningen av urvalsprocessen är riktlinjer, som arbetsgivare kan använda för att handla utifrån ett likabehandlande perspektiv. Det viktigaste är att ha ett reflekterande och kritiskt förhållningssätt kring sitt eget handlande som rekryterare.

Syftet med urvalet

Syftet med urvalet kan beskrivas som att bedöma ifall kandidaten lever upp till kraven som är satta i kravspecifikationen. En bedömning görs utifrån olika metoder (exempelvis test eller intervju) och resultatet av dessa, tillsammans med rangordningen för vilka kriterier som var viktigast, leder till en sammantagen bedömning för vilken kandidat som bäst levde upp till kraven. Detta är anledningen till att det är så viktigt i förberedelserna att vara överens och ha tydliga mätbara bedömningsskalor för vad som är ”önskvärt” och ”icke önskvärt” svar.

Två grundprinciper

Vi beskriver urvalsmetoden med ett likabehandlingsperspektiv utifrån två principer:

  • Urvalmetodens struktur
  • Etiskt förhållningssätt

Urvalmetodens struktur

Vid urvalet kan det vara svårt att bibehålla sin objektivitet, då vi människor omedvetet blir påverkade av våra världsbilder. Ett sätt att arbeta för att vara objektiv i bedömningen är att använda sig av en så strukturerad och relevant urvalsmetod som möjligt. Detta innebär att samtliga kandidater ges samma förutsättningar och jämförs på samma villkor, vilket leder till en objektiv bedömning. Det är därför viktigt att vi håller urvalsprocessen så strukturerad som möjligt, så att vi kan kontrollera olika påverkande faktorer så mycket det går.

Etiskt förhållningssätt

Vid en rekrytering är det viktigt för organisationens rykte att uppfattas som ett företag som behandlar människor väl. Detta innebär i en rekrytering att ha ett objektivt förhållningssätt, inte diskriminera och att vara respektfull, vilket vi beskriver som ett etiskt förhållningssätt.

Att välja metod

Olika urvalsmetoder

När man väljer urvalsmetod finns inget fulländat sätt att bedöma en kandidats förväntade prestation på, utan det finns många olika sätt att göra detta på. Det finns allt ifrån assessment centers, intervjuer, personlighetstester till handstil och referenser – vissa bättre på att bedöma framtida arbetsprestation än andra, och vissa mer likabehandlande än andra. Denna text kommer att presentera två förslag på urvalsprocesser involverande en metod med test respektive kompetensbaserad intervju.

Metodens syfte

Det är av vikt att utgå från syftet med metoden – är syftet att bedöma personens karaktär, kvalifikationer, sätt att prata eller erfarenheter? Efter att man beslutat vad metoden ska mäta bör man fråga sig hur detta ska göras; Vad ska man fråga om? Hur ska man mäta det? Test eller intervju? Både och? Finns det något annat effektivare sätt?

Urval och gallring

Bedömningen ska ske enligt kravspecifikationen

Det är nödvändigt att hela tiden ha kravspecifikationen som utgångspunkt för utformningen av metoderna. Detta är anledningen till varför en gemensam definition och mätbarhet är viktigt för kompetenserna. Det är därför också viktigt att personer som arbetar med tjänsten är med i utformningen av kravprofilen. Detta eftersom de är medvetna om vad tjänsten går ut på, vad som krävs för att nå prestation och vad som kännetecknar ett fungerande samarbete och liknande.

Håll dig till den ursprungliga kravspecifikationen och favorisera inte någon kandidat med exempelvis högskoleutbildning och ha det som ett extra krav om det från början inte var det (om situationen ändå kräver att ni frångår kraven behöver det finnas särskilda skäl för detta). Använd dig av urvalsmetoder som i sig är mer objektiva än andra – exempelvis att be kandidater fylla i information på webben, så att ansökningarna innehåller samma information från varje kandidat. Detta gör även att rekryteraren inte blir påverkad av referensramarna för kandidatens namn eller ålder, eller dylikt.

Bedömningen övergår sedan i en gallring av kandidater. Gallringen handlar om att välja ut ett antal personer som får gå vidare till nästa steg i processen, utifrån de utarbetade bedömningsmallarna.

Observera

Diskrimineringsförbudet innefattar inte bara beslut om att anställa en viss person utan också förfarandet under urvalsprocessen, vilket kan vara att sålla bort en kandidat eller avbryta rekryteringen, trots att denne tycks leva upp till kraven. Exempel på arbetsrättsliga fall gällande detta finns att läsa under juridiska exempel.

Tips för likabehandling

Ett effektivt sätt att göra en objektiv bedömning på är att vid varje bedömning och gallring skriva ned en motivering med argument till varför gallringen av varje kandidat görs, för att säkerställa att argumenten är objektiva och relevanta.

Intervju som urvalsmetod

Om man väljer intervju som urvalsmetod är det viktigt att denna är så strukturerad som möjligt – vilket innebär att frågorna som ställs ska vara relevanta för tjänsten och förbestämda, alltså samma för alla kandidater. Detta innebär att alla kandidater intervjuas och bedöms på samma villkor, förutsatt att rekryteraren följer intervjuguiden. Det är även viktigt att intervjuaren har medvetenhet om vilka referensramar som kan komma att påverka hens uppfattning om kandidaten och endast tar hänsyn till frågorna som utgår från kompetensen i kravspecifikationen – så kallad kompetensbaserad intervju.

Fördelen med att använda sig av kompetenbaserad intervjuteknik som urvalsmetod

Vad är kompetensbaserad intervju?

Kompetensbaserad intervjuteknik grundar sig på uppfattningen om att kandidatens tidigare beteenden kan förutsäga framtida beteenden i en viss situation. Rekryteraren ställer därför frågor baserat på kompetenser som är viktiga för tjänsten och ber kandidaten att berätta om en situation där personen behövt använda sig av kompetensen, vilka uppgifter personen hade, vad hen gjorde och vad resultatet blev. Läs mer om kompetensbaserad intervjuteknik i Malin Lindelöws bok "Kompetensbaserad rekrytering, intervjuteknik och testning" (2003).

Vad innebär kompetensbaserad intervju i praktiken?

Rent praktiskt bör man som rekryterare koppla samtliga frågor till kompetenserna som ställts i kravprofilen och identifiera 4-6 nyckelkompetenser. Därefter bör man utarbeta 5-6 beteendeinriktade frågor per kompetens med bedömningsmall för ”önskvärt” och ”icke önskvärt” beteende. Sträva gärna efter både positiva och negativa exempel på beteenden utifrån kompetenserna. Skriv sedan ned frågorna i en intervjuguide och ställ samma frågor till alla kandidater. Ett exempel på en kompetensdefinition och bedömningsmall, som en del i en intervjuguide, finns tillgänglig här.

Vill du lära dig mer om intervju som urvalsmetod?

Det finns en del moment att tänka på innan, under och efter intervjun. Därför presenterar vi förslag på intervjustruktur och vanliga intervjuarmisstag att se upp för.

Att tänka på vid användning av intervju som urvalsmetod

Skicka ut intervjuguide i förväg?

Om man vill skicka ut intervjuguide i förväg till kandidaten – beskriv då vad som kommer ske under intervjun och att det kommer att ställas frågor kring bifogade kompetenser och att kandidaten ska komma på exempel på arbetsrelaterat beteende utifrån kompetenserna. Risken med att ge ut de specifika frågeställningarna som tas upp under intervjun är att kandidaten i förväg kan fundera ut svar som de tror är önskvärda.

Referenstagning

Om du tänker ta referenser är det viktigt att tänka på vad syftet med referenstagningen är. Är syftet att bekräfta det som sades på intervjun, få inblick i kandidatens sätt att samarbeta eller är det att tolka personligheten/prestationen utifrån andras perspektiv? Och hur ska detta då mätas; Vad ska man fråga om? Borde man använda någon annan metod än referenstagning? Kan du fråga kandidaten om det istället? 

Fördelen med referenser är att du får en bredare bild av kandidaten, medan nackdelen är att din objektivitet kan bli påverkad av referenternas subjektiva bild av kandidaten. Ett förslag för att minska risken att referenstagningen blir subjektiv är att tillämpa en strukturerad intervjuguide även där, som utgår från kompetens. Till hjälp kan du använda dig av denna guide för referenstagning som utgångspunkt.

Observera

Det bör noteras att det inte är etiskt försvarsbart att som rekryterare ta referenser utan att kandidaten vet om det.

Vilka frågor får ställas?

Det finns i svensk lag inget uttalat förbud mot att ställa frågor i vissa ämnen i rekryteringssammanhang. Dock kan frågor i vissa ämnen komma att ifrågasättas utifrån diskrimineringsförbudet, likt detta fall. Om det visar sig att en kandidat på något sätt blivit missgynnad under processen och rekryteraren ställt frågor som varit irrelevanta för arbetet kan arbetsgivaren antas lägga vikt vid svaret och kandidaten har då skäl att anta att hon har blivit diskriminerad. Som intervjuare bör man därför endast ställa frågor som utgår från det som är relevant för tjänsten.

Får man ljuga?

Förenklat så får man ljuga om sådant som arbetsgivaren inte har rätt att beakta vid anställningen, exempelvis graviditet. Däremot får man inte ljuga om sådant som är av betydelse för att kunna utföra uppgifterna, exempelvis körkort för att bli chaufför eller legitimation för läkaryrket.

Återkoppling av intervju

Återkoppla gärna till kandidater som inte gick vidare med en motivering. Detta ökar transparensen och får kandidaterna att känna att beslutet var objektivt och minskar risken för att de känner sig diskriminerade och ökar chansen för att de söker igen vid andra tjänster.

Fördelen med att använda sig av test som urvalsmetod

Det kan också, om man har möjlighet, vara en fördel att använda sig av ett test som endast bedömer kandidaternas personlighet, om det är vad man önskar mäta, som bortser från referensramar som hudfärg och kön. Att använda sig av test har följande fördelar:

  • Struktur – samma frågor och svar
  • Objektiviteten ökar
  • Testet bortser från magkänslan
  • Mäter det som är viktigt för tjänsten – utgår inte från några referensramar
  • Minskad risk för felrekrytering

Att tänka på vid användning av test som urvalsmetod

Vem får testa?

De personer som får testa är de som är certifierade användare i testverktyget och som har kunskap om hur testresultatet bör bedömas och hur testet ska utformas optimalt. Det är även viktigt att ha allmän testkunskap och kunskap om intervjumetodik, samt att ha insikt om sig själv i egenskap av bedömare. 

Testets tillförlitlighet och stabilitet

Testet ska vara tillförlitligt och mäta det som det avser att mäta. Frågeformuleringarna ska även vara så pass tydliga och stabila att resultatet inte beror på slumpen.

Återkoppling av testresultat

Kandidaten har genomfört ett personlighetstest och det är dags för ett återkopplingssamtal.

En rekommendation är att använda sig av testresultatet som ett samtalsverktyg, för att förstå bakgrunden till varför kandidaten svarade som hen gjorde genom att exemplifiera beteenden och hur personen kompenserar för de resultat som kan tolkas som mindre fördelaktiga. Återkopplingen av testresultatet bör inte användas för att bekräfta det som testet visade, utan som ett sätt att komplettera informationen från testet.

Extra läsning

Administrativa rutiner och personuppgiftslagen

Här är det viktigt att ha koll på personuppgiftslagen (PUL) och vilka personliga uppgifter man har rätt att be om som arbetsgivare och hur dessa bör dokumenteras. Personuppgiftslagen syftar till att skydda personer mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Läs mer om PUL här.

Känslig information

Information som anses känslig får inte registreras, vilket innebär information som har samband med; ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse samt medlemskap i fackförening.

Hanteringen av personuppgifter

Arbetsgivaren får endast hantera personuppgifter om det är lagligt och sker på korrekt sätt enligt god sed, exempelvis att arbetsgivaren följer en utarbetad policy. Uppgifterna får endast samlas in enligt särskilda angivna ändamål som uttryckts tydligt, och dessa måste vara relativt detaljerade och får inte användas i andra ändamål än de ursprungliga.

Kandidaten ska ha tillåtit och uttryckligen samtyckt till hanteringen av personuppgifterna. Personuppgifter ska heller inte sparas längre än nödvändigt och för att spara handlingar för framtida behov krävs ett skriftligt tillstånd.