Bästa tipsen för en lyckad kickoff

Långa dragningar är faktiskt inte obligatoriskt på en kick-off.

Hösten sparkar igång och för många arbetsplatser är det dags för kickoff. Vi har pratat med eventproffset Sofi Franzén om hur man gör konferensen så bra som möjligt.

En kickoff har egentligen få regler. Det är inget måste för en vd att köra långa dragningar om måluppfyllelse och resultat. Man behöver inte ha en enda powerpointpresentation på hela tiden, utan kan hellre få ut sitt budskap på andra sätt.

– Ett generellt råd är ha få långrandiga presentationer, utan istället fokusera på några få tydliga budskap, säger Sofi Franzén.

– Man lär sig sämre om det är tråkigt. Utmaningen är att få fram ett seriöst budskap på ett roligt och intressant sätt. Det är inte så att man måste ha tråkigt först och sedan ha en rolig middag, utan med rätt förberedelser kan hela dagen bli intressant och spännande. Deltagarna ska komma hem med känslan av att det är ett framgångsrikt företag de arbetar på, inte bara med minnet av ett fint restaurangbesök, även om det också är ett mervärde. 

Sofi Franzén är vd för eventbyrån Eventyr och har 20 års erfarenhet av att arrangera kickoffer och andra möten för både små och stora företag.

För att kunna bestämma vad kickoffen ska innehålla är det första man bör göra att identifiera vad man behöver.

– Vad vill vi åstadkomma? Vart är vi på väg? Vad behöver medarbetarna just nu?

Ett gemensamt avstamp

Sofi Franzén är själv sysselsatt med att arrangera en kickoff för sina 20 medarbetare som ska gå av stapeln nu i början av hösten.

– Vi ska titta på de mål vi satte inför 2015, och göra en avstämning av hur långt vi har kommit. Det ska handla om att hitta fokus för arbetet under hösten.

Sofi Franzén säger att en kickoff ofta har flera syften. Ofta vill man förbättra samarbetsklimatet och trivseln. Medarbetarna får något gemensamt att se fram emot och man får upplevelser som man kan prata om i efterhand. Att lära känna varandra bättre är också ofta ett viktigt inslag. Det är alltid lättare att fråga om hjälp om man känner varandra. 

– Om man exempelvis vet hur en kollega fungerar kan man lära sig att kommunicera bättre och jobbar bättre ihop.

Ett bra sätt att få folk att prata med andra än de brukar är att använda sig av bordsplacering eller göra en lagövning. 

Förberedelser är viktiga

När kickoffen ska förläggas och hur många dagar som ska tas i anspråk beror på företagskulturen, ambitionen och budgeten.

– I vissa branscher lägger man kickoffer helt utanför den vanliga arbetstiden. Annars är torsdag till lördag ganska vanligt. Om medarbetarna offrar mycket ledig tid vill man kanske göra kickoffen mer påkostad.

Sofi Franzén ger rådet att verkligen förbereda evenemanget väl.

– Min erfarenhet är att medarbetarna gärna vill lära sig något nytt och utvecklas. Därför bör innehållet vara väl genomtänkt. Ska den anställde dessutom ta av sin fritid måste man kunna motivera för sig själv och kanske även sin familj att man är borta. Om man är med om något spännande och intressant är det inte svårt.

Kickoffen kan också vara ett tillfälle att lyfta upp enskilda medarbetares kunskaper. Man kan gärna ta hjälp av de anställda själva som får hålla i olika kortare delar av programmet.

– Om medarbetarna åker hem från kickoffen och känner att de är stolta över att jobba med andra kompetenta och kunniga kolleger har man lyckats.

Men man bör inte tvinga någon att exempelvis prata inför många, om de inte själva vill.

I ett större bolag är det bättre att ta in en professionell moderator.

Sofi Franzén delar gärna in medarbetarna i lag och gör olika tävlingsgrenar. Det blir ett roligt moment.

– Man kan tävla i allt möjligt. Vi tävlar till exempel i kunskap om våra nyckelkunder.

En kickoff kan också förstärka en positiv företagskultur.

– För mig är det viktigt att mina medarbetare vågar berätta om de har gjort ett misstag. Därför vill jag berömma modet att göra bort sig, och det kan jag passa på att göra på kickoffen, säger Sofi Franzén.