Förändring är ingen bagatell

Tidspressat, oroligt, spännande. Malmö stad skulle skapa en ny jätteförvaltning på bara en månad – och antalet anställda tredubblas.

För några år sedan påbörjade Malmö stad en stor omorganisation. I förändringen skulle bland annat Malmös tio stadsdelar slås samman till fem stadsområden. Samtidigt skulle ansvaret för boenden för personer med funktionsnedsättning, som tidigare legat ute på stadsdelarna, samlas hos den Sociala resursförvaltningen. Det innebar att förvaltningens tusen medarbetare skulle växa till tre tusen. 75 chefer skulle bli 150.

Det formella beslutet kom 30 maj 2013. Den nya organisationen skulle vara klar den första juli samma år. Bara en månad senare.

– Jag tänkte, det här kommer bli en jättestor förvaltning. Hur ska vi klara detta? Hur ska vi få ihop något bra på den här korta tiden? säger Kristina Aurell, idag HR-chef på Sociala resursförvaltningen i Malmö.

Trots tidspressen tyckte hon det var lätt att se möjligheterna med den nya organisationen. Tidigare hade verksamheten varit splittrad. Genom att samla LSS-verksamheten hos Sociala resursförvaltningen kunde man bli starkare och driva gemensamma frågor på ett bättre sätt.

Att ha ett tydligt syfte är en betydelsefull framgångsfaktor för organisationsförändringar. Det vet Johnny Hellgren, docent i arbets- och organisationspsykologi vid Stockholms universitet. Omorganisationer måste ha legitimitet.

– Det är oerhört viktigt att kunna svara på varför. Det finns mycket forskning om detta; att sälja in är jätteviktigt. Förändringen är till för att hjälpa organisationen att bli bättre.

Förändringar är alltid jobbiga för människor, enligt Johnny Hellgren. De flesta gillar förutsägbarhet, stabilitet och trygghet. Samtidigt är arbetsplatsen den miljö där vi tillbringar större delen av våra vakna liv. Förändringar på arbetsplatsen är därför ingen bagatell.

I värsta fall leder organisationsförändringar till ohälsa och sjukskrivningar. Forskningen visar ett starkt samband mellan omorganisationer och ohälsa bland såväl chefer som anställda. Särskilt när det gäller förändringar i socialtjänsten och i större kommuner har man kunnat se effekter som förtidspension och långtidssjukskrivningar.

 

Läs hela temat om omorganisationer i pappersutgåvan av Chefstidningen nr 3, eller som blädder-PDF här intill. Där får du veta hur hela processen gick för Malmö stad och vilka lärdomar de drog.