HR - dags att försvara frirummen?

En grundläggande fråga i alla organisationer är hur man hanterar den osäkerhet eller oklarheter som alltid uppstår. Inte minst när man strävar efter måluppfyllelse och effektivitet i en komplex, föränderlig och svårförutsägbar omvärld.

Organisationer kan hantera osäkerhet på tre olika sätt: Genom att skapa strukturer (planer, organisationsscheman, certifieringar, checklistor och så vidare), genom kontroll (övervakning, rapporteringar eller intresse) eller genom tillit (man litar på att människor gör det man kommit överens om eller på att de tar kloka beslut).

Ända sedan ekonomismens genombrott på 1980-talet har tillit som strategi ifrågasatts. Istället har man lagt enorma resurser på att få grepp över alltmer komplexa organisationer med hjälp av en skenande kontrollapparat, en överdos av styrsystem, policys och standardisering.

Pendeln svänger

Nu börjar dock pendeln svänga. Detta beror på en mängd faktorer:

Digitalisering och småskalighetens möjligheter. Digitaliseringens möjligheter gör att organisationerna blir mindre och mindre. I mindre organisationer minskar också behoven av både formell organisation och omfattande styr- och kontrollsystem.

Minskad trivsel. Dagens medarbetare och chefer pressas av komplexa och etablerade styrsystem. Ett sätt att minska de enorma kostnader som vantrivsel och psykisk ohälsa för med sig, är ifrågasättande av den organisatoriska miljö arbetet ska genomföras i. Riv processerna, alltså!

Svårigheten att rekrytera chefer. Chefsrollen måste rekonstrueras om vi vill ha några som vill bli chefer överhuvudtaget. Det kan handla om att minska de administrativa kraven och ge mer stöd. Och att utveckla mer verklighetsförankrade medarbetarundersökningar och chefsutbildningar.

Den minskande innovationskraften. Organisationer står inför stora anpassningskrav. Processtänkandet leder till att avvikelser rensas bort och att produktiviteten ökar. Samtidigt minskar utrymmet för att ”tänka utanför boxen”. De nya makthavarna blir controllers och andra ”spegeltittare”. Med tanke på de politiska, ekonomiska, sociala, teknologiska och inte minst miljömässiga utmaningar som väntar kommer innovationsförmågan att bli avgörande för organisationers framgång.

Ökande mångfald och ändrade värderingar. I den gamla skolan inpräntades ”systemlojalitet”, det vill säga att hålla tider, göra saker i sekvens och att lyda order. Dagens ungdomar utbildas i att självständigt arbeta mot mål. Det betyder att de är förberedda på att hantera frirum på ett klokt och ansvarsfullt sätt. Och att de INTE kommer att trivas i standardiserade, överkontrollerande och frirums-minimerande organisationer. Svårt att rekrytera blir bara förnamnet!

Forskningsresultat. Modern hjärnforskning pekar på att människan kräver vissa förutsättningar för att fungera optimalt. En kreativ, stimulerande arbetsmiljö hjälper till exempel arbetsminnet, som är direkt kopplat till koncentrationsförmåga och inlärning. Nobelprisen i ekonomi delas idag ut till forskare som visar att ”rational/economic man”-antaganden i grunden är helt felaktiga. Frågan är om fundamentet för de senaste 30 årens utveckling – den kortsiktiga ekonomismen – också börjar knaka i grundvalarna under trycket av de nya forskningsupptäckterna.

Ökade frirum

Tecken tyder på att organisationer kommer att tvingas tillåta ökade frirum, för att överhuvudtaget överleva. Frågan är hur HR ska förhålla sig till en sådan utveckling. Här är några råd.

Tillit istället för standardisering och kontroll. Var tveksam till att nya standardiseringsprojekt och kontrollsystem verkligen löser problemen.

Frirum och ”organisatoriska mellanrum”. Var inte rädd för att det skapas frirum och det Mats Tyrstrup kallar ”organisatoriska mellanrum”. I komplexa, föränderliga organisationssystem är det ofrånkomligt. Se till att utnyttja dem till innovation och lärande istället!

Arenor för dialog och perspektivbrytning. Vi är förmodligen framme vid en punkt, där vi måste inse att utvecklingen kommer från kloka möten mellan människor. Inte nya system eller styrmodeller. Men det kommer också att innebära att mötensformerna måste utvecklas mot ökad variation, inspiration och meningsfullhet.

Lyfta fram fördelar med småskalighet och variation. De senaste åren har storskalighet, centralisering och standardisering framhållits som effektivitetsskapande. Samtidigt har denna utveckling skapat stora problem - samordningsproblem, stelbenthet och svårigheter att möta lokala önskemål.
Förmodligen kommer digitaliseringen att skapa enorma möjligheter för lokala variationer, snabba responser och självständighet. Uppmuntra det!

Utnyttja en alltmer heterogen skara medarbetare. Sveriges organisationer är homogena. Olikheter och variation undviks av rationella och ekonomiska skäl. Vilket inte är så konstigt efter 30 år av standardisering och avvikelseminimering. En utveckling mot mer heterogena medarbetare gör att behovet av organisationskulturer som kombinerar tillit med olikhet kommer att bli helt centralt.

Utgå från de nya hjärnforskningen. Den moderna hjärnforskningen ger viktiga bidrag. Det dags att tillämpa dessa nya rön på personalarbetet i det moderna organisatoriska landskapet. Det bör vara en självklarhet för professionellt HR idag och i framtiden.

Vi tror sammanfattningsvis att vi står vid något av ett paradigmskifte. Det nu etablerade idéerna för hur man skapar effektiva organisationer börjar passera sitt ”bäst-före”-datum. Och frågan är hur HR förbereder sig för att bli en tillgång i denna utveckling!

Om författarna

Magnus Dalsvall har lång erfarenhet som personalchef/direktör på bland annat Volvo, BP, Telia, FMV, och Solna stad. Han driver den svenska organisationsdebatten genom sin uppmärksammade blogg. Utnämnd till årets HR-visionär.

Kjell Lindström är föreläsare, trendspanare och författare. Han ger sedan 2005 ut omvärldsbevakningsbrevet Noden trender. 2013 erhöll han ”Magnus Söderström-priset” för sina insatser för svenskt personalarbete.

De båda är aktuella med boken ”Den nakna Ledningsgruppen”.