Meningslösa möten – gör om, gör lätt!

På en facklig baskurs i veckan skedde en diskussion kring vad som kan skapa dålig arbetsmiljö. Någon utropar: ”Syfteslösa möten! Det om något skapar stress!” Efter att ha pratat om något tydligare faktorer såsom fel arbetsmängd, otydlig ansvarsfördelning och dåliga lokaler var detta extra intressant. Och faktiskt, vilken tidstjuv syfteslösa möten kan vara!

Just nu verkar det tisslas och tasslas både här och där inom HR-sfären om att möten håller på att försvinna och att nya sätt ”tar över”. Som beteendevetare vet en att det personliga mötet är jätteviktigt för både arbetsmiljö och kommunikation.  Vad vi däremot måste göra är såklart att effektivisera och skapa meningsfulla möten.

Vikten av vad, hur, vem, när och varför

Det kanske inte är så förvånande att det var en personalvetare som kom med svaret om vad vi generellt verkar glömma ute på kontoren: vikten av vad, hur, vem, när och varför. När vi har en diskussionsfråga som ska mynna ut i ett beslut, verkar vi ha en tendens att säga ”bra, det här tåls att tänkas på! När var nästa mötestid?” Se till att det istället mynnar ut i handling på följande vis. Fungerar det inte, till exempel för att all information inte finns tillhanda än, så får du se detta som en handlingsplan för delmål istället.

Vad ska vi göra? Vad är det som löser vårt problem eller hjälper till att fatta beslut?

Hur går vi tillväga? Hur löses problemet eller hur får vi information kring beslutet?

Vems ansvar är vad? Vem ser till att rätt info kommer till rätt person? Vem tar på sig att göra den där extra excel-filen? Vem sammanställer den och den informationen till nästa möte? Dela upp det om så vill, men allt ska ha ett vem. Det går att koppla lite till ett möteskoncept Steve Jobs (ja, med vetskap om att det råder delade meningar om hans ledarskapsstil) hade: DRI (Direct Responsiple Individual). Det innebär att vid varje punkt på dagordningen finns en DRI och det resulterade i att medarbetarna såg sina punkter som sina ”babies”.

När ska det vara gjort? Att ha en deadline får oss att röra på oss. Det skapar stress att ha saker hängande i luften och en deadline ger oss möjlighet att lättare prioritera våra arbetsuppgifter.

Sedan har vi faktiskt också i vissa fall ett varför? För att inte handlingarna och frågorna istället ska bli syfteslösa, fråga er: varför gör vi det här? När vi ändå är inne på det spåret, svaret får inte vara ”för att vi alltid har gjort så”.

Typ, tid, agenda och diskussion

Hur känns det när du ska till ett möte du inte vet vad du kan förvänta dig av? Det kan gälla både arbete och annat. Hur känns det till exempel att gå på bostadsrättsföreningens möte om du inte vet vad som ska tas upp och i vilken form? Rätt motigt, eller hur? Så, olika typer av möten kräver olika mötesformer. Se helt enkelt till att det är solklart inför varje möte vad det är som ska beslutas eller uppnås. Är det ett informationsmöte? Diskussionsmöte? Beslutsmöte? Är det ett kreativt arbetsmöte? Alla ska vara på samma "spelplan".

Håll alltid tiden. Samma sak här gäller, vet du inte hur lång tid det kommer ta – då blir det motigt att vandra dit. Ibland är det svårt, framförallt om det är ett diskussionsmöte och ni är en diskussionsfylld grupp (vad härligt!) I sådana fall får ni helt enkelt ha en tidsram för varje punkt, det kan göra underverk för annars utdragna möten (framförallt om det finns någon som gärna pratar för att få höra sin egen röst). 10 minuter till att diskutera den här punkten – sen ska ni gå till beslut eller planera handling (vad, hur, vem, när och varför).

Tydlighet i dagsordningen

Som en påföljd på det ligger vikten av en tydlighet i dagordningen, för att kunna tidsätta varje punkt behövs ju en tydlig dagordning. Även utan tidsramar är den viktig, för förutom förberedelsen är det lättare att både hänga med under mötet och att skriva anteckningar under rubrikerna. Många är bra på att skicka ut en tydlig dagordning med kallelsen – men är det lika lätt att följa den? Kommer ni in på sidospår? Avbryt och lägg in som övrig fråga i slutet om den verkligen behöver tas.

Och som kort tidigare nämnt: glöm inte det bästa av allt – minnesanteckningar! Så kan ni sluta uppfinna hjulet varje gång - att slippa det gör underverk för ett mötesklimat. Och ett hållbart mötesklimat är ju uppenbarligen en bidragande faktor till en bättre arbetsmiljö.