Reflekterande chefer ska ge friskare medarbetare

Personalkonsulter som för strukturerade samtal med första linjens chefer. Det är receptet på hur Umeå kommun ska få ner medarbetarnas sjukfrånvaro och öka hälsan.

Sjukskrivningarna i Umeå kommun har ökat sedan 2012 och förra året fick personalfunktionen i uppdrag att göra något åt det. Arbetet skulle vara baserat på aktuell forskning, främst fokusera på organisationsnivå samt särskilt uppmärksamma kvinnors hälsa samt psykisk ohälsa.

Resultatet blev Uppföljningsdialogen. Ett 30-tal påståenden om arbetsmiljö och förutsättningar för ett närvarande ledarskap, som personalkonsulterna går igenom med första linjens chefer. Fredrik Åberg, ledningskoordinator i Umeå, berättar att mycket inspiration har hämtats från Eva Vingård, professor i arbetsmiljömedicin. Hon har jämfört kommuner och landsting med hög respektive låg sjukfrånvaro och hittat sex faktorer som skiljer dem åt: närvarande ledarskap, systematiskt arbetsmiljöarbete, en positiv inställning till kompetensutveckling, välfungerande kommunikation, möjlighet att byta arbetsuppgifter samt hjälp att prioritera vid hög arbetsbelastning.

– Det har vi tagit fasta på, säger Fredrik Åberg.

Personalfunktionen har förankrat arbetet hela vägen från politiker till direktörer för kommunens verksamheter och första linjens chefer.

Dialogerna började i maj. Hälsoutvecklaren Anna Holm är en av dem som gått igenom påståendena med de första cheferna. I samtalet tar hon upp bland annat hur chefen jobbar med kränkande särbehandling, hur förutsättningarna för nära ledarskap ser ut och hur introduktionen av nya medarbetare går till. Chefen får både fundera över vad som kan göras bättre och ge exempel på det som fungerar bra.

– Det är ett bra tillfälle för lärande och reflektion. Cheferna får fundera hur arbetsmiljöarbetet fungerar och vad de faktiskt gör. De går från möten med ett par prioriterade områden och en tydlig riktning för vad de ska fortsätta med eller förbättra. Det är också en möjlighet för oss personalare att se likheter och utmaningar och därmed kunna ge cheferna bättre stöd, säger Anna Holm.

Dialogen ska genomföras varje år. Materialet från samtalen sammanställs till ett underlag som bland annat ska användas för att sätta upp mål och prioritera insatser.

Fredrik Åberg berättar att andra kommuner nu hör av sig och frågar hur Umeå har gått tillväga.

– Det är en avsevärd skillnad när högsta ledningen inte bara säger ”bra jobbat, kör på”, utan faktiskt ger oss ett konkret uppdrag. Det visar på ett stort engagemang.

Varför har inte det här gjorts tidigare?

– Vi har arbetat intensivt med arbetsmiljö tidigare, men inte på ett så här övergripande och systematiskt sätt.

Kommer det att minska sjukfrånvaron?

– Om vi använder resultaten från uppföljningsdialogen till att göra konkreta insatser och dessutom är uthålliga, tror jag att vårt arbete på sikt kan bidra till minskad sjukfrånvaro. Men det kommer också få andra effekter på vägen, som ökat välbefinnande och ökad produktivitet.

Har ni fått ökade resurser för arbetet med dialogen?

– Vi har inte fått utökade resurser utan behöver prioritera lite annorlunda inom personalfunktionen. Jag kan inte svara på vad som prioriteras bort, egentligen borde det inte vara något avgörande, uppdraget ligger i linje med vår uppgift att stötta cheferna och uppmärksamma deras förutsättningar.

 

Läs mer om arbetsmiljö:

Så ska parterna stoppa sjukskrivningarna

Bli kung på arbetsmiljö – tillsammans med chefen

Tygla odjuret – Så tar vi kontroll över den psykiska ohälsan