Smart system utmanar HR

Genom att samla personalfrågor på en digital plattform får cheferna bättre koll på de anställda. Det ska öka chansen att locka och behålla skickliga medarbetare. Men kritikerna varnar för risker med utvecklingen.

Digital HR är ett fenomen som växer. Managementkonsultföretaget McKinsey gör analysen att internet har gjort högpresterande arbetstagare allt rörligare på arbetsmarknaden. Digitala verktyg kan vara ett sätt för arbetsgivare att behålla de duktiga medarbetarna och hitta vägar att låta dem utvecklas.

En arbetsgivare som anammat metoden är kapitalförvaltningsföretaget East Capital. De jobbar sedan flera år tillbaka med så kallad performance management; det vill säga tydliga mål för medarbetarna som kopplas till organisatoriska mål för att alla ska gå åt samma håll.

– När jag började på East Capital hade jag en vision om att bara kunna trycka på en knapp och få ut listor med information om personalen, istället för att behöva gå igenom mängder av Excel-ark, säger HR-chefen Annika Trogen.

East Capital använder sig av rörlig ersättning till anställda och står under tillsyn av Finansinspektionen, som vill ha faktaunderlag på att företag i finansbranschen inte uppmuntrar onödig risk. De två faktorerna bidrog till behovet av digitalisering.

Allt som läggs in i det digitala HR-systemet är på olika sätt kopplat till företagets lönsamhet. Digitaliseringen har gjort att det krävs mindre resurser för att administrera personalfrågorna och antalet anställda på HR-avdelningen är därför färre än tidigare. Ett exempel är lönerevisionen, som tidigare var både tidskrävande och arbetsintensiv. Excelark skickades fram och tillbaka mellan chefer och HR-avdelning.

– Nu trycker vi på HR-avdelningen på en knapp och så är processen igång. En länk går ut till cheferna, som kan se sina medarbetares lön och ange vilken justering de vill se. Och HR ser sedan vad de föreslår.

Samtidigt har det blivit lättare att arbeta med företagets performance management, som handlar om målen för de anställda. Medarbetarsamtalen var det första som lades in i systemet. Varje medarbetare utvärderas och bedöms på en fyrgradig skala efter vissa parametrar. På så vis kartläggs extra viktiga personer i företaget och sådana som bedöms ha en hög risk att gå vidare till andra arbetsgivare.

Cheferna i företaget samlas regelbundet till rundabordssamtal för att diskutera medarbetarna. Efter att HR-systemet infördes har det blivit lättare att hantera informationen från samtalen.

– Vilka är våra stjärnor som vi ska ta extra hand om? Det vet vi genom att titta på hur de har levererat mot mål, vilka värderingar de har, hur framåtblickande de är och hur deras personliga utveckling ser ut. Då kan man också se om det är någon vi behöver utmana extra.

Det digitala HR-systemet har gjort det enklare att upptäcka sårbara team där många medarbetare har hög risk för att lämna.

– Det var ett hästjobb förut och nu är det inte det längre. Arbetet är detsamma, men med bättre stöd, säger Annika Trogen.

Hon är inte ensam om att se fördelarna med datorbaserade personalsystem. Allt fler svenska företag använder sig av sådana. Men alla är inte positiva. En skeptiker är Magnus Dalsvall, mångårig personalchef och grundare av HR-akuten. När han och kollegan Kjell Lindström skrev ett debattinlägg om riskerna med digitala personalsystem fick de bara respons från en enda person, som var Europachef i ett multinationellt företag. Från HR-Sverige var det tyst.

– Det här sker utan något ifrågasättande när det gäller etik. Det finns ingen diskussion. Det bekymrar mig, säger Magnus Dalsvall, som menar att HR borde ta diskussionen om gränsdragningen mellan människa och system.

Tekniken i sig är inte problemet, menar han. Men det finns en övertro på att den kan lösa allt. Inte minst kan digitala system som lagrar information om anställda utnyttjas fel. Det kräver att frågor om integritet, gränsdragningar och möjliga effekter på arbetsmiljön diskuteras ordentligt.

– Vi är ju ständigt övervakade redan i nuläget. Kommersiella aktörer kan hämta all personlig data de vill. Det går många med på då bekvämlighet oftast vinner över integritet, men att införa det i jobbet är en annan sak. Vill vi verkligen vara så övervakade?

Dagens organisationer behöver snarare fokusera mer på relationer och tillit för att människor ska trivas och vilja stanna, enligt Magnus Dalsvall, som tror att fikaraster kan vara viktigare än IT-system ur det hänseendet. Människor längtar efter att träffas och diskutera, få utrymme för kreativitet. Något dagens slimmade organisationer sällan tillåter. Att föra in ännu mer kontroll får negativa effekter på arbetsglädje och motivation, tror han.

– Kontroll äter tillit. En professor sa: Kontroll är för nybörjare. Nu har vi kontroll även över de professionella. Då ruttnar de och startar egna företag istället för att vara kvar.

Hur ett digitalt HR-system uppfattas hänger till stor del på hur det införs i organisationen. Görs det på rätt sätt kan systemen upplevas som positiva och stödjande. Det menar Bengt Sandblad som är professor i människa-datorinteraktion vid Uppsala universitet.

– Digitalisering som hjälper oss att bli mer effektiva, att utvecklas och förbättra vårt arbete, uppfattas som positiv. Men det måste vara på medarbetarnas villkor, så att de är med och planerar och utvecklar systemet, säger Bengt Sandblad.

Undersökningar om människors attityder till nya IT-system i jobbet visar två huvudsakliga orsaker till att de intar en negativ attityd: De känner ingen delaktighet och vet inte varför systemet införs.

Även integritetsaspekten har att göra med delaktighet och kunskap om syftet, enligt Bengt Sandblad.

– Visst kan det bli problem. Om det enbart är för att övervaka och kontrollera kan reaktionerna bli mycket negativa. Men är personalen med och utformar systemet och vet vad informationen ska användas till så behöver det inte bli så. De flesta köper konceptet om de känner att den personliga utvärderingen är för att man ska bli bättre i sitt jobb.

Annika Trogen på East Capital är övertygad om att digitala HR-system är säkrare än dokumentation på papper. En av få nackdelar är att systemet kan kännas lite fyrkantigt. Risken vid exempelvis medarbetarsamtal är att för mycket fokus hamnar på själva systemet istället för kvaliteten på samtalet.

Generellt upplever hon att det finns en stor acceptans för digitala lösningar bland både chefer och medarbetare, även om de senare inte märker av HR-systemet särskilt mycket i sin vardag. Något som kanske märks lite mer är företagets interna sociala medium. Där skriver anställda uppdateringar om sitt arbete, lägger upp bilder, delar pressklipp och ”gillar” andras uppdateringar.

För Annika Trogens del innebär det digitala HR-systemet främst att befintliga processer underlättas.

– Det handlar mer om automatisering än digitalisering. Nu slipper vi så otroligt mycket manuellt jobb.

TEXT: EMMELI NILSSON

 

*Som medlem i Akademikerförbundet SSR kan du läsa hela Chefstidningen på nätet. Logga in ovan och bläddra i PDF:erna.

Talent management
Begreppet började användas i slutet av nittiotalet. Det syftar på arbetsgivares strategier för att identifiera, utveckla och behålla viktiga anställda. Strategierna kan vara karriärcoachning, kompetensöverföring, mentorsprogram och fortbildning. Att arbeta med talent management kan också innebära att titta på hur personal presterar, sätta upp mål för enskilda anställda och följa upp hur väl målen nås.

Performance management
Kan ses som en del av arbetet med talent management och innebär att chefen sätter upp tydliga individuella mål för medarbetarna som ska nås på en viss tid.

Digitalisering av talent- och performance management
Att använda digitala plattformar för att få fram statistik och på olika sätt systematisera och dokumentera HR-arbetet, med syfte att få bättre koll på personalen och kunna göra insatser där det behövs.