Tema arbetsbelastning: De kapar arbetstopparna

På Hemfrid får tjänstemännen hjälp att hantera sin arbetsbelastning. Med tydliga mandat, fokus och bättre struktur ska arbetstopparna bli lättare att hantera.

På tjänsteföretaget Hemfrid måste både tjänstemän och personal på fältet vara flexibla. Verksamheten styrs i stor utsträckning av kundernas önskemål och dagligen kommer samtal med nya frågor som ska hanteras och bemötas. Det gör arbetsdagen för framför allt tjänstemännen svår att planera och kan även innebära toppar då arbetsbelastningen blir hög. 

Då Lena Johansson kom till Hemfrid som regionchef för knappt två år sedan blev hon ansvarig för tio områdeschefer i olika regioner, som i sin tur ansvarar för en teamledare och personalen som utför själva uppdragen. Ganska snart märkte hon att alla medarbetare hade olika sätt att hantera uppdraget och arbetets flexibla karaktär.

– Arbetsbördan var densamma för alla områdeschefer men medan vissa var lugna tyckte andra att det var tufft. Det var mycket upp till varje persons förmåga att prioritera och strukturera sitt arbete,  säger hon. 

Lena Johansson var inte ensam om att se att det fanns saker de kunde göra bättre. Maria Andersson, tidigare regionchef och i dag företagets vd, tyckte det behövdes ett tydligare gemensamt fokus för företaget som stöd i områdeschefernas prioriteringar. Dessutom trodde hon att en större frihet och manöverutrymme skulle kunna bidra till att minska arbetsbelastningen.

– Det var rätt toppstyrt och fanns inte så mycket eget mandat att själv hantera ärenden som kom upp, konstaterar Maria Andersson.

– Ja, och har du inte mandat att lösa ärendet så kan du inte bli klar snabbt utan har det kvar på ditt bord, vilket bidrar till en högre belastning, säger Lena Johansson. 

Första steget för Hemfrid blev att se över rollbeskrivningarna. Rollfördelningen mellan områdeschefer och teamledare styrdes upp så att alla områden kunde jobba mer lika. Områdescheferna upplevde den högsta arbetsbelastningen och man beslutade därför att de skulle få en utbildning i att jobba mer effektivt. Under hösten 2014 höll effektivitetskonsultbolaget I-management en kurs för cirka 80 chefer i hållbar effektivitet. Målet var att de skulle få syn på både egna beteenden och hitta ett mer strukturerat arbetssätt för att känna sig nöjda efter arbetsdagens slut.

– Mycket av utbildningen handlade om att strukturera sitt arbete. Men det handlade också om hur du undviker att påverkas av alla impulser du får från exempelvis mejl och kollegor som rycker i dig, säger Lena Johansson.

Responsen har varit positiv och till hösten 2015 ska även teamledarna gå samma utbildning. Eftersom de jobbar nära områdescheferna vill man att de ska få samma språk och sätt att hantera frågor. Målet är att det även ska underlätta för den som av något skäl behöver vara borta från arbetet några dagar, vilket vissa tyckt varit besvärligt. 

– En del har uttryckt att de är sårbara. Är de borta så ligger väldigt mycket arbete kvar när de kommer tillbaka. Verksamheten rullar på. Men jobbar vi mer lika blir det lättare för någon annan att gå in och ta över vissa uppgifter, säger Lena Johansson. 

Maria Andersson instämmer. Hon konstaterar också att det är flera saker som hänger ihop för att arbetsbelastningen ska minska och att det inte går att  arbeta med bara en del. 

– Det handlar om helheten och det ligger även ett ansvar på oss i ledningen att titta på hur vi förmedlar vad som är viktigt. Säger vi att det är viktigt att kunden blir nöjd kan vi inte samtidigt trycka för mycket på kostnadsstyrningen. Det är en balansgång, säger hon. 

Förutom utbildningen för teamledarna kommer Hemfrid under hösten att fortsätta arbeta med områdescheferna. Bland annat ska de prata om stress i fokusgrupper och se över it-strukturen i ett omfattande projekt som förhoppningsvis ska underlätta arbetet framöver. Dessutom kommer några geografiska områden att delas av för att minska arbetsbelastningen för en del av områdescheferna. På den punkten är Maria Andersson till viss del självkritisk och menar att de framöver behöver bli bättre på att löpnade se över mandat och mängden jobb en person har. 

– Det går inte att bara ge en utbildning utan man måste hela tiden titta
på förutsättningarna för arbetet. Den som till exempel får ett svårare personal-
ärende kanske behöver avlastning en period, konstaterar hon. 

Både Maria Andersson och Lena Johansson konstaterar att deras arbete bara har börjat. För att få en hållbar effekt på sikt krävs uthållighet och en vilja att förändra beteenden. 

– Man blir aldrig klar utan måste löpande värdera det som ligger på ens bord. Kommer det till en uppgift kanske det finns något annat man inte behöver göra, säger Lena Johansson.

Text: Annika Larsson Sjöberg

Ur magasinet Akademikern nr 4/2015. Läs hela temat i pdf:en på Akademikern.se