Tema: Att leda i projekt

Projektformen har vuxit sig stark under flera decennier och blivit normen i många organisationer. Men används den på rätt sätt?

Oavsett om det handlar om att bygga en bokhylla i hemmet eller att ro i land en förändring med mångmiljonbudget är projekt ett begrepp som ligger nära till hands. Kvinnor omnämns inte sällan som ”familjens projektledare” och på arbetsplatser finns projektgrupper för allt från att driva igenom en omorganisation till att införskaffa nya kaffeautomater.

Men vad ställer den allt vanligare projektformen för krav på chefer? Karin Bredin forskar om projektbaserade organisationer vid Linköpings universitet:

– Även om projektet har ett tydligt, kortsiktigt mål måste chefen ha en långsiktig tanke med projektet. Viktig information och lärdomar ska inte gå till spillo när ett projekt avslutas. Man kan inte uppfinna hjulet varje gång.

Samtidigt som det är chefen som sätter löner, bemannar och håller i medarbetarsamtal är det projektledaren som arbetar närmast sin grupp och leder gruppen i det dagliga arbetet. Det kan ibland vara svårt för chefen att hålla sig uppdaterad kring hur det går och hur enskilda medarbetare presterar. Därför är det viktigt med tydliga rutiner för kommunikationen mellan projektledare och linjeorganisationens chefer.

Att projektformen blivit alltmer populärt beror delvis på dess effektivitet och tydlighet. Ett mål definieras, en tidsrymd bestäms och en grupp sätts ihop för att uppnå detta på ett optimalt sätt. Projekt integrerar personer med olika kunskaper vilket ofta leder till snabba processer och ibland mer välgrundade beslut. Det är också ett sätt att ta till vara på medarbetares personliga olikheter.

Det finns också andra, mindre positiva, anledningar till att projektformen blivit allt vanligare, menar Bo Tonnquist, som är konsult på Baseline Management och undervisar i ämnet på universitet, högskolor och affärsskolor. Det handlar om slimmade organisationer där ledningen, många gånger felaktigt, ser projekt som lösningen på det som det inte finns utrymme till inom linjeverksamheten.

– Projekt är en ofta missuppfattad arbetsform. Även projekt kräver att man frigör resurser från ordinarie verksamhet och skapar realistiska arbetsvillkor, säger Bo Tonnquist.

Rätt använd, när man snabbt behöver skapa en tillfällig organisation med olika, specifika kompetenser är projektformen ofta oslagbar. Men det kräver att projektet har ett tydligt mål, uppdrag och visar vilken nytta det är tänkt att skapa. Det behöver också finnas resurser till att genomföra projektet på ett bra sätt.

TEXT: SALLY HENRIKSSON

 

*Läs mer om att leda i projekt i Chefstidningen nummer 8, 2015.
Med nedslag på Länsstyrelsen Östergötland, som brottas med tillfälliga uppdrag, och Telia, där projektformen inspirerar.