Utmaningen: Att leda i stormens öga

I augusti förändrades läget på Migrationsverkets ankomstboende i Malmö. Istället för femtio flyktingar dagligen kom det tusen – varje dag. För cheferna blev det en utmaning.

Migrationsverkets nya ankomstboende i Malmö är första anhalten för 60 procent av de flyktingar som når Sverige. Här samlas människor från världens oroshärdar – just nu framför allt från Syrien. De flesta har varit på flykt i veckor eller månader.

När personalvetaren Patricio Mora tillträdde som chef för boendet i mitten av juli var arbetssituationen lugn. Nästan för lugn. Ett femtiotal flyktingar anlände varje dag, de fick plats i ankomstboendet, de registrerades och sändes vidare med bussar till flyktingförläggningar i resten av landet. Det rullade på.

Men under sommaren hände det något. Flyktingar från Syrien hade satt sig i rörelse upp genom Europa – och många av dem ville till Sverige.
– När jag kom tillbaka från semestern i augusti hade vi 550 personer om dagen, berättar Patricio Mora, som tidigare har jobbat inom kriminalvården, både med HR-frågor och som chef.

Det var ingen lätt situation att hantera. Personalen jobbade redan övertid, mellancheferna stressade runt och strömmen av trötta, rädda och vilsna flyktingar bara tilltog. För Patricio Mora gällde det att skaffa sig överblick och kontroll, och att lösa en mängd praktiska och logistiska problem.
– Det var rörigt ett tag. Alla bara sprang! Men det där kaotiska, att du måste fatta en massa beslut på kort tid och kunna prioritera i kaoset, det har jag varit med om tidigare.

De senaste två åren har Migrationsverket genomgått en extraordinär expansion. Antalet anställda har ökat från runt 2000 till uppemot 6000 personer. Också innehållet i arbetet har förändrats.
– De senaste månaderna har många behövt gå från kontorstid till att jobba kvällar och nätter, berättar Karl-Erik Johansson, representant för Sacoförbunden på Migrationsverket. 

Man har nyanställt i alla personalkategorier – också chefer, eftersom Migrationsverket under senare år förändrat sin organisation i riktning mot fler och mindre enheter. Ambitionen är att en chef ska leda maximalt 25 personer.
– Det är en utveckling vi är positiva till. Cheferna har blivit mer närvarande i det dagliga arbetet, säger Karl-Erik Johansson.

Från Sacoföreningen, som har 1800 medlemmar på Migrationsverket, berömmer man den nya organisationen. Karl-Erik Johansson menar att Migrationsverket trots de senaste månadernas extrema arbetsbelastning faktiskt har kunnat värna personalens arbetstider och villkor.
– Jag tror vi kan lita på arbetsgivaren här. Vi har inga indikationer på att våra medlemmar är mer sjukskrivna nu än innan, säger han.

Men kan medarbetarna verkligen få tid till återhämtning efter rushen? Jo, det måste gå, menar Maria Jingsäter, HR-partner i Migrationsverkets region Syd.
– Vi kan till exempel flytta personal från de av våra enheter och regioner som inte har samma tryck, än. Och det var ju också av denna anledning vi så snabbt drog igång rekryteringsprocessen när inströmningen ökade, säger hon.

På bara några veckor under september skaffades 2000 nya platser i Migrationsverkets ankomstboenden fram. Samma kapacitetsökning behövs gällande nästa steg i boendekedjan: flyktingförläggningar och slutligen egna, permanenta bostäder.

Särskilt hårt har trycket varit i södra regionen, dit en majoritet av alla asylsökande anländer.
– Jag är oerhört imponerad över Migrationsverkets förmåga att ställa om. Detta är en organisation som är van att verksamheten går upp och ned, så det finns en inbyggd flexibilitet, säger Maria Jingsäter.

Den morgon i slutet av september då Chefstidningen besöker ankomstboendet i Malmö syns resultaten av denna rekryteringsdrive tydligt. Utanför kontorsdelen på andra våningen väntar 75 nya medarbetare på att börja sin första dag.
– Vi har rundat en hel del regler för hur man brukar rekrytera, säger Patricio Mora när vi går för förbi.

– Men det var nödvändigt. Hade vi gått den formella vägen skulle vi fortfarande suttit och filat på annonsen nu, fortsätter han.

Mycket som tillhör gängse rutiner på svenska arbetsplatser har fått stå tillbaka under de hektiska krisveckorna. Glöm medarbetarsamtal, chefsintroduktion, budgetmöten och facklig samverkan.
– Det finns liksom inte tid för det när vi behöver få iväg en buss norrut var trettionde minut. Eller måste fixa frukost till 600 personer. Om något av det strular till sig blir hela dagen påverkad.

Att fundera på budgetramarna, när tusentals människor flyr för sina liv, går inte heller.
– Det är här och nu. Vi bara kör. Det är en så extrem situation och det förstår alla, säger Patricio Mora, som är full av beundran för sin personal.

– Folk bara ställer upp. Jag behöver inte ens fråga. Chefer från andra enheter, som har lite mindre tryck, erbjuder sig också att bistå med personal. Migrationsverket har en väldigt speciell kultur på det sättet.

Men engagemanget har också slitit. Själv säger Patricio Mora att han just denna helg för första gången på tolv dagar kunde se sin sambo i ögonen och ”känna att han var närvarande” också mentalt.

Vad är det som får dig att orka?
– Det här jobbet ger dig så mycket tillbaka. Jag har själv varit nere när bussarna kommer och hjälp till med det vanligaste: att dela ut vattenflaskor. Du ger ett litet barn en vattenflaska och får ett leende tillbaka. Det kan man leva på hela veckan.

TEXT: ESKIL FAGERSTRÖM

Så fungerar det

Migrationsverket har kontor på 37 orter. Asyl kan sökas på fem platser i landet: Gävle, Göteborg, Malmö, Norrköping och Stockholm.

Ankomstboenden, där asylsökande får bo när de just anlänt till Sverige, finns normalt på fyra orter men läget ändras löpande. I månadsskiftet september/oktober inhystes 61195 personer i Migrationsverkets olika boenden.