Välkommen tillbaka till arbetsplatserna

Coronapandemin har gjort att distans- och hybridarbete blivit allt vanligare. Kontorsarbete efter pandemin kommer inte att vara samma som innan. Medarbetarna som har arbetsuppgifter där det går att arbeta på distans viss del av tiden har nu förväntningar på en ökad flexibilitet även i framtiden, både när det gäller plats och tid för arbete. Den här utvecklingen kan skapa konflikter och möjligheter - dialogen om verksamhetens behov och personalens arbetsmiljö behöver vara aktiv och närvarande.

Vad blir det nya normala?

På många sätt är det sk. nya normala redan här. Ändå sker förändringar olika snabbt. Planeringen för verksamheter för att gå tillbaka till arbetsplatsen är en del, men hur ska vi ha det över tid? Hur ska det nya normala se ut – utifrån verksamhetens, medarbetares och andra viktiga perspektiv? Hur kan vi ta vara på erfarenheterna från distansarbetet? 

Utgå från verksamhetens mål och uppdrag, och vad som är möjligt hos er när ni pratar om det nya normala. Gör en riskbedömning och följ upp hur lösningen fungerar hos er. Utvärdera ofta, kanske oftare än vanligt när det är en stor förändring. Uppdatera och ändra när det behövs.

Ta med flera perspektiv i samtalet: 

• verksamhetens perspektiv
• medarbetares perspektiv
• chefers perspektiv 

Prevent har podden Jobbfika och det här specifika avsnittet handlar just om Vad blir det nya normala? Möt Maral Babapour, forskare vid Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen och Jonas Söderström, författare och expert på digital arbetsmiljö, i ett samtal om framtidens kontor.

Hitta lösningar genom dialog

Frågan behöver belysas och diskuteras utifrån många olika perspektiv. Det handlar om arbetsmiljö. Hur kan vi kombinera hybrid- eller distansarbete och arbete på plats på ett sätt så att medarbetare och chefer mår bra och presterar väl? Det handlar också om verksamheten. Var behöver olika arbetsmoment utföras för att ge ett bra resultat? Hur blir det för de som verksamheten är till för? Och hur får vi till ett bra samarbetsklimat?

Så snart som möjligt är det läge att sätta sig ner - i föreningsstyrelsen, i arbetslaget eller i samverkansgruppen - för att starta processen. Ingen utanför er organisation kan ge just Er en exakt plan, och det finns inte en enkel lösning som passar alla. Återgången till arbetsplatsen, sannolikt med inslag av distansarbete, behöver ske successivt och i en framåtriktad process. Vilka är era första steg? Och vad är slutmålet? Var transparent genom hela processen. Verksamheter behöver hitta lösningar i dialog mellan medarbetare och chef. Där finns kunskapen om verksamheten, och erfarenheterna om hur distansarbete fungerar. Några frågor kan behöva lyftas till högre ledning. Håll dialogen vid liv, för det som fungerar bra idag kan behöva en annan lösning imorgon. Fortsätt följa upp.

Använd gärna underlag och checklistor som är avsedda för just återgång till arbetsplatsen hos våra partsgemensamma organisationer Prevent, Partsrådet eller Suntarbetsliv. De verktygen är godkända och framtagna av fack och arbetsgivare i samverkan - redo att användas.

Så får du hjälp

Det kan vara svårt för den enskilde att påverka och göra sin röst hörd i det här stora arbetet. Vänd dig till ditt skyddsombud, de fackligt förtroendevalda på arbetsplatsen och inte minst din chef. Vid händelse av allvarlig fara är det bara – vid sidan av arbetsgivaren – skyddsombudet som kan stänga en arbetsplats via ett så kallat skyddsstopp eller att göra en 6.6a-anmälan till Arbetsmiljöverket.

Det finns inget facit. Det finns inte ETT svar. Effekter, lärdomar och konsekvenser blir möjliga att överblicka och utvärdera först efter en längre tid. Det här kommer att förändra människor, arbetsplatser och samhället i grunden för lång tid framåt.

Riskbedömningar är A och O i det här arbetet. Rutiner som inte finns behöver tas fram, förankras och det ska därtill säkerställas att de efterlevs. Många har kanske inte satt sin fot på arbetsplatsen på flera månader. Det behövs en kultur som gör det möjligt för medarbetarna att påminna varandra på ett positivt sätt om rutiner, fysisk distans, sk. kontorsregler och förändringar som successivt behöver göras. Arbetsplatsträffarna är bra forum för dialog.

Några frågeställningar initialt:

• Ska överenskommelse om arbete på kontoret, distans- eller hybridarbete regleras i en policy, och i så fall för vilka medarbetare och hur?
• Ska planen för fysiska möten på arbetsplatsen ta sikte på de anställda eller också medborgare, kunder, brukare mm?
• Handlar det om all personal samtidigt eller växelvis vistelse?
• Ska personal som arbetar regelbundet både på kontoret och på distans omfattas av ett schema, en vistelseprocent eller på annat sätt följas upp?
• Med tanke på fortsatt smittspridning i samhället: Hur hantera personer i riskgrupp? Hur bibehålla eller utveckla skydd mot smittspridning? Hur hanteras vaccinerad respektive känt ovaccinerad personal och eventuell fördelning av arbetsuppgifter?
• Råder det nolltolerans mot all form av sjuknärvaro på arbetsplatsen, och hur säkerställa det?
• Ökad friktion är att vänta på arbetsplatserna framgent, olika kulturer och grupperingar har kanske uppstått. Nya grupperingar och behov identifieras utifrån graden av autonomi och möjlighet till distans- eller hybridarbete. Hur säkerställa arbetet mot kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier från start? 

Detta gäller oavsett pandemi eller inte

Pandemi eller inte, kraven på att arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete gäller ändå. Det här ska arbetsgivare och skyddsombud/fackligt förtroendevalda göra i tät dialog och samverkan. Initialt handlar det om att göra riskbedömningar och att följa upp listade åtgärder. Arbetsmiljöverkets föreskrifter är tydliga. Föreskrifterna om Smittrisker, Systematiskt arbetsmiljöarbete, Arbetsplatsens utformning, Ergonomi, samt Organisatorisk och Social arbetsmiljö är centrala i det här arbetet. Stöd i den egna organisationens samverkansavtal samt policys finns också.

Kommer ni fortsätta med distansarbetet – helt eller delvis? Ta del av verktyg, checklistor och annat som underlättar distansarbetet här.