Gränslöst arbete: Tid och teknik

För Akademikerförbundet SSRs medlemmar är arbetsmiljö en högt prioriterad fråga. Vi menar att arbetstid, arbetsbelastning och resurser är faktorer som måste finnas med i dialogen om arbetets organisering. Arbetslivet förändras, en sliten fras och knappast en nyhet längre. Arbetslivet – och livet i sig – befinner sig i en konstant förändring. Dagens teknikutveckling har dock förändrat förutsättningarna och organiseringen av arbetet, för många på väldigt kort tid dessutom.

Allt fler kan styra över var och när arbetsuppgifterna ska utföras och den nyvunna friheten ger stora möjligheter. Många väljer att pendla mindre och jobba mer hemifrån, medan andra väljer att mer aktivt styra sin egen arbetstid och skapar på det sättet en bättre kombination mellan arbetsliv och familjeliv. Samtidigt medför det flexibla, det gränslösa, arbetet även nya utmaningar. Många är uppkopplade och därmed tillgängliga nästan jämt – arbetstid och fritid flyter ihop. Här ställs höga krav på var och en att själv bedöma var den egna gränsen går, för att på så sätt själv se till att stänga av telefonen eller låta bli att läsa mail. Vi är alla olika, och vi behöver olika strategier för att klara av det gränslösa arbetet. Det är också viktigt i sammanhanget att arbetsgivaren är tydlig med sina förväntningar och uppmanar de anställda att sätta gränser och se till att få tillräckligt med återhämtning. Forskare betonar att denna gränslöshet ökar risken för uppkomsten av stress.

Arbetsmiljöverkets föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö, många gånger förkortad till OSA, kom 2016 och sätter fokus på balansen mellan krav och resurser. På många arbetsplatser behöver vi bli bättre att prata om tid och teknik – vi behöver prata OSA!

För arbetsplatsträffar

Nedan finns tre olika avsnitt med frågor att resonera och fundera kring utifrån ett organisations- och individperspektiv. En del har arbeten med mycket flexibilitet och möjlighet till distansarbete, medan andra har mindre. Under respektive avsnitt väljer ni ut de frågor som är mest relevanta för er arbetsplats. Det är en fördel att dela upp avsnitten på flera arbetsplatsträffar för att inte tvingas stressa igenom allt. Steg 1 till 3 innehåller flera nivåer, alltifrån egen reflektion, smågruppsdiskussioner mellan kollegor och sist egna reflektioner igen som vid behov också behöver föras i dialog med närmaste chef.  

Du som är förtroendevald kan föreslå att avsnitten nedan ska användas på arbetsplatsträffar eller själv ta upp dem på ett möte med medlemmarna. Du som är chef kan ta upp dessa frågor på APT och även diskutera dem i ledningsgruppen. Du som är anställd kan också själv föreslå för arbetsgivaren att ni ska diskutera avsnitten på arbetsplatsträffar. Frågorna passar för arbetsplatser i både offentlig och privat sektor, samt civilsamhället. 

  • Syftet med frågorna i steg 1 är att få igång diskussioner om balansen mellan arbete och fritid. Tänk på att alla är vi olika. Fundera först var och en på frågorna, diskutera sedan. Var och en tolkar frågan på sitt sätt. Diskutera sedan i smågrupper med stöd av frågorna nedan hur ni upplever tid och balans mellan arbete och fritid.

    • Vilka strategier använder du för att hantera de krav på och möjligheter till tillgänglighet för arbete och för familj som den digitala tekniken innebär? 
    • Vilken tid på dygnet gillar du bäst? Skiljer det mellan arbetet och fritid?
    • När du lämnar arbetet för dagen, är det med gott eller dåligt samvete?
    • När går tiden som snabbast och när går den som långsammast?
    • När vaknar och lägger du dig på vardagar?
    • När på dygnet är du som mest kreativ?
    • Vad skulle du gärna ha mer tid till?
    • Vad är balans i livet för dig?
  • Syftet med frågorna i steg 1 är att få igång diskussioner om balansen mellan arbete och fritid. Tänk på att alla är vi olika. Fundera först var och en på frågorna, diskutera sedan. Var och en tolkar frågan på sitt sätt. Diskutera sedan i smågrupper med stöd av frågorna nedan hur ni upplever tid och balans mellan arbete och fritid.

    • Vilka strategier använder du för att hantera de krav på och möjligheter till tillgänglighet för arbete och för familj som den digitala tekniken innebär? 
    • Vilken tid på dygnet gillar du bäst? Skiljer det mellan arbetet och fritid?
    • När du lämnar arbetet för dagen, är det med gott eller dåligt samvete?
    • När går tiden som snabbast och när går den som långsammast?
    • När vaknar och lägger du dig på vardagar?
    • När på dygnet är du som mest kreativ?
    • Vad skulle du gärna ha mer tid till?
    • Vad är balans i livet för dig?
  • Syftet med frågorna i steg 2 är att få igång diskussioner om teknikanvändningen och dess utmaningar utifrån organisationsnivån. Diskutera i smågrupper med stöd av frågorna nedan hur er organisation hanterar det gränslösa arbetet och vilka strategier som ni vill tillämpa för att undvika uppkomsten av stress eller konflikter på grund av detta.

    • Behövs tillgänglighetsriktlinjer och rutiner för arbete utanför arbetsplatsen?
    • Hur kan vi förena ett bra handlingsutrymme och friheten att arbeta utanför arbetsplatsen med god arbetsmiljö och hälsa?
    • Finns det ett lokalt avtal om distansarbete på din arbetsplats? Behövs ett sådant tas fram?
    • Förekommer konflikter kopplat till när på dagen du eller kollegor kommer till/går från arbetet?
    • Behövs bättre tekniska lösningar för det gränslösa arbetssättet?
    • Hur säkerställer vi att medarbetarna har lagom arbetsbelastning?
    • Behöver vi tydliggöra krav och förväntningar på arbetsuppgifter?
    • Har vi ett bra socialt stöd på arbetsplatsen och kan alla ta del av det?
    • Hur hanterar närmaste chef/er den digitala tekniken i relation till en hållbar arbetsmiljö?  
    • Behövs utbildning, och i så fall kring vad?
  • Syftet med frågorna i steg 2 är att få igång diskussioner om teknikanvändningen och dess utmaningar utifrån organisationsnivån. Diskutera i smågrupper med stöd av frågorna nedan hur er organisation hanterar det gränslösa arbetet och vilka strategier som ni vill tillämpa för att undvika uppkomsten av stress eller konflikter på grund av detta.

    • Behövs tillgänglighetsriktlinjer och rutiner för arbete utanför arbetsplatsen?
    • Hur kan vi förena ett bra handlingsutrymme och friheten att arbeta utanför arbetsplatsen med god arbetsmiljö och hälsa?
    • Finns det ett lokalt avtal om distansarbete på din arbetsplats? Behövs ett sådant tas fram?
    • Förekommer konflikter kopplat till när på dagen du eller kollegor kommer till/går från arbetet?
    • Behövs bättre tekniska lösningar för det gränslösa arbetssättet?
    • Hur säkerställer vi att medarbetarna har lagom arbetsbelastning?
    • Behöver vi tydliggöra krav och förväntningar på arbetsuppgifter?
    • Har vi ett bra socialt stöd på arbetsplatsen och kan alla ta del av det?
    • Hur hanterar närmaste chef/er den digitala tekniken i relation till en hållbar arbetsmiljö?  
    • Behövs utbildning, och i så fall kring vad?
  • Syftet med frågorna i steg 3 nedan är att mer ringa in individens utmaningar och behov. Om du upplever att det gränslösa arbetet påverkar dig negativt bör du ta upp det med din närmaste chef så snart som möjligt. Berätta om din upplevelse och hur du vill att det ska vara. Tillsammans behöver ni tydliggöra vilka behov och förväntningar som finns på arbetet och försök hitta tillfredställande lösningar. 

    • Brukar du tydliggöra för dig själv och andra när du är tillgänglig?
    • Sätter du gränser genom att du bestämmer hur din arbetsdag ska se ut? Håller du dig till det?
    • Tar du lunch och fikapauser även vid arbete utanför arbetsplatsen?
    • Skiljer du på din privata e-post och arbetets e-post? 
    • Skiljer du på privat mobil och jobbmobil? 
    • Hur upplever du och eventuellt också din familj att den digitala jobbtekniken påverkar familjelivet? 
    • Har du svårt att hinna med allt du planerat under en dag? Brukar du planera din arbetsdag genom att skriva upp vad du ska hinna med? Testa att göra en lista över arbetsuppgifter, pauser, privata ärenden etc. Uppskatta sedan tidsåtgång för respektive aktivitet. Jämför sedan med den faktiska tidsåtgången.
    • Den sociala kontakten med arbetskamrater kan vara nyttigt för kreativiteten och ditt välmående. Behöver du begränsa den tid som du arbetar på distans?  
    • För dig som arbetar mycket på distans: Finns det ett distansavtal som ni kan utgå ifrån? Planerar du in kontakter med din chef och den arbetsplatsen? Planerar du in regelbundna avstämningsmöten, per telefon eller fysiska besök?
  • Syftet med frågorna i steg 3 nedan är att mer ringa in individens utmaningar och behov. Om du upplever att det gränslösa arbetet påverkar dig negativt bör du ta upp det med din närmaste chef så snart som möjligt. Berätta om din upplevelse och hur du vill att det ska vara. Tillsammans behöver ni tydliggöra vilka behov och förväntningar som finns på arbetet och försök hitta tillfredställande lösningar. 

    • Brukar du tydliggöra för dig själv och andra när du är tillgänglig?
    • Sätter du gränser genom att du bestämmer hur din arbetsdag ska se ut? Håller du dig till det?
    • Tar du lunch och fikapauser även vid arbete utanför arbetsplatsen?
    • Skiljer du på din privata e-post och arbetets e-post? 
    • Skiljer du på privat mobil och jobbmobil? 
    • Hur upplever du och eventuellt också din familj att den digitala jobbtekniken påverkar familjelivet? 
    • Har du svårt att hinna med allt du planerat under en dag? Brukar du planera din arbetsdag genom att skriva upp vad du ska hinna med? Testa att göra en lista över arbetsuppgifter, pauser, privata ärenden etc. Uppskatta sedan tidsåtgång för respektive aktivitet. Jämför sedan med den faktiska tidsåtgången.
    • Den sociala kontakten med arbetskamrater kan vara nyttigt för kreativiteten och ditt välmående. Behöver du begränsa den tid som du arbetar på distans?  
    • För dig som arbetar mycket på distans: Finns det ett distansavtal som ni kan utgå ifrån? Planerar du in kontakter med din chef och den arbetsplatsen? Planerar du in regelbundna avstämningsmöten, per telefon eller fysiska besök?

Läs även

Diskutera arbetsmiljön

Tekniken idag tillåter arbete nästan när och var som helst, vilket kräver tydlighet kring vad arbetsgivare förväntar sig. Men också de förväntningar som medarbetare själva är medskapare till. Otydlighet riskerar att leda till ohälsa.

Läs mer

Gemensamma verktyg för bättre arbetsmiljö

Allt fler använder arbetsmiljöutbildningen för kommun- och landstingssektorn. Har du hittat Suntarbetslivs verktyg? Läs mer

För skyddsombud

Som skyddsombud ser du till att dina kollegor har en bra och säker arbetsmiljö. Det kan handla om allt ifrån lokaler och anordningar till arbetsmetoder, men framförallt den psykosociala arbetsmiljön.

Läs mer