Chefen och media

Tio kommunikationsråd i krisläge

Som chef bör man vara förberedd på att hantera media. En plötslig händelse, kanske en olycka, ett varsel eller ett slarvigt uttalande kan drabba både individen och organisationen med full kraft, i många fall med oönskade konsekvenser för organisationen, chefen, personalen och varumärket.

Som chef gäller det att vara förberedd på dessa situationer. Frågor som du måste överväga i förväg är hur du som chef vill framstå i massmedier, inför läsare, tittare och därmed dina anhöriga, vänner och anställda? Andra frågor att fundera på är: Hur uppstår en kommunikationskris? Vilken beredskap är bra att ha? Vad händer när drevet går? Hur ska man agera? Hur behåller man sin trovärdighet?

Som chef måste du vara förberedd på ett massmedialt krisläge. Kräv därför av din arbetsgivare att få medieträning.

Här får du tio praktiska råd som kan vara stöd i arbetet.

Tio kommunikationsråd i krisläge

1. Lägg alla kort på bordet. Försök inte dölja något. Finns det lik i garderoben grävs de fram när drevet går. En totalt öppen och ärlig redovisning stoppar visserligen inte krisen omedelbart, men det begränsar följdverkningarna. Var medveten om att det trots öppenheten nästan alltid sker en fortsättning ändå. Vissa journalister fortsätter gräva för att se om de kan hitta något som är dolt. Kritiska anställda, kunder eller konkurrenter bloggar eller skriver insändare o s v.

2. Tala alltid sanning. Uttala dig bara om fakta. Undvik undanflykter och ursäkter. Undvik också i största möjliga mån spekulationer eller sannolikhetsdiskussioner.

3. Aktivera krisgruppen som ska bestå av den verkställande ledningen och ledas av en person som har mandat och förmåga att fatta omedelbara beslut.

4. Ta initiativ gentemot medierna. Se till att vara aktiv i arbetet med att försöka styra krisens förlopp. Leta efter sådant som kan ge stöd för din linje. En forskare, en opinionsbildare, en part som uppfattas opartisk, och som kan agera till förmån för den linje eller ståndpunkt som du har valt. Även om du inte kan stoppa krisens förlopp kan du kanske leda in den på ett nytt spår som inte missgynnar eller hotar dig. Det viktiga är att du inte bara sitter och väntar på att allt ska lägga sig och dö ut.  Det kan ta månader. Och det kan göra väldigt ont under tiden.

5. Informera internt; styrelsen, ledningen, facket, personalen, nyckelpersoner. Lägg snabbt ut informationen på hemsidan. Ibland kan det räcka med den information som sprids via internet, till exempel tillrättalägganden via hemsida, nyhetsbrev till kunder, e-post till anställda.

6. Ge medierna service. Inbjud till presskonferens eller skicka pressmeddelanden. Utse någon som är ständigt tillgänglig för att besvara frågor och som kan hänvisa till andra personer som medierna vill ha kontakt med. Se till att även VD eller chef , eller motsvarande är tillgänglig vid vissa tider, beredd att svara på frågor. Skälet till det är dels att vi vill visa att vi är öppna och tillgängliga. Dessutom kan vi styra medierna till vissa tidpunkter som VD eller andra höga chefer är anträffbar. Det ger utrymme för att syssla med annan verksamhet under tiden och slippa de ständiga telefonsamtalen från mediernas företrädare.

7. Vem ska föra talan? Krisens art avgör vem som ska tala för organisationen och i vilket stadium av krisen. Men i så stor utsträckning som möjligt ska talesmannen vara en och samma person. Och det måste vara tillräckligt hög och relevant nivå på talespersonen. Ibland kan det vara lämpligt att spara det bästa kortet till krisens kulmen och låta informationschefen eller motsvarande ta första stöten och gå ut i en omedelbar kommentar, medan VD leder den tillrättaläggande presskonferensen. Talespersonen måste ha befogenheter att snabbt fatta egna beslut.

8. Förbered dig för krisen. När du uttalar dig se till att du har ordentligt på fötterna och inte låter dig överrumplas av frågorna. Se till att du som chef har relevant medieträning för att kunna agera på ett övertygande sätt

9. Om det brister i informationen börjar medierna söka information på annat håll vilket ofta leder till att krisen trappas upp och inte längre går att styra. Därför är tystnad aldrig ett bra agerande. Öppenhet ger däremot förtroende. Visa medkänsla och ansvarsfullhet i uttalanden. Undvik fikonspråk och försök aldrig förminska problemet

10. Planera för att det värsta kan hända.