Som chef ställs du inför uppgiften att hålla olika samtal med dina medarbetare - allt från att ge och få feedback som kan styrka samarbetet mellan dig och dina medarbetare, till att hålla samtal i svåra situationer som kan upplevas som hotfulla. Ibland har du en aktiv roll i samtalet, och ibland blir din roll att fungera som medlare, till exempel vid konflikthantering. Oavsett situation har vi som fackförbund samlat tips som kan hjälpa dig när det är dags.
Kom ihåg att det inte finns några färdiga modeller eller facit för hur du som chef genomför samtalen.
Avgångssamtal
Använd avgångsintervjuer för att dra nytta av avhoppande medarbetares erfarenheter och förbättra verksamheten. Ställ frågor som varför de slutar, deras utvecklingsmöjligheter, råd och rekommendationer för att attrahera och behålla värdefulla medarbetare.
Några exempel på intervjufrågor är: Vad är den viktigaste orsaken till att du slutar? Hur har du upplevt dina utvecklingsmöjligheter? Vilka råd vill du ge mig som chef för framtiden? Skulle du rekommendera en god vän att arbeta i företaget?
Förklara motivet till intervjun, tacka för den tid som varit och i normalfallet önska den anställde välkommen åter.
Du som chef ska coacha
Aktivt lyssnande är nyckeln till framgångsrika samtal. När du lyssnar aktivt koncentrerar du dig helt på din medarbetare och aktar dig för att själv ta över samtalet. Att använda öppna frågor som vad, hur och när leder samtalet framåt. Använd öppna frågor och omformuleringar för att underlätta dialogen. Att sedan sammanfatta hela samtalet är bra för att ni båda ska få fokus på vad medarbetaren vill ha sagt.
En transparent och reflekterande attityd är värdefull. I coachande ledarskap är det viktigt att låta den som coachas komma fram med lösningar. Trots detta, var medveten om vanliga fallgropar som bristande fokus, motstånd, och att undvika att själv föreslå lösningar som chef.
Ge feedback som chef
Feedback är avgörande för arbetsplatsens utveckling. Det är viktigt att vara öppen för konstruktiv feedback och se den som värdefull.
När du ger feedback, fokusera på beteendet och dess påverkan. Använd jag-form och ge exempel på önskat beteende. Ta upp problemen i tid och ge feedback som syftar till att förbättra arbetsprestationen. Undvik att värdera personen.
Konflikthantering
Konflikter kan vara utmanande, men det kan vara positivt att lösa dem tillsammans. Som chef bör du kunna hantera konflikter. Ju vikigare en relation eller tvistfråga är, desto mer kraft krävs och desto mer tid kommer det att ta att nå en lösning.
Tänk på det här
Börja med enskilda möten för att förstå problemet vi konflikter. Sedan träffas alla tillsammans och använd din förmåga att leda samtal och skapa dialog. Använd gemensamma fakta, låt alla dela sina åsikter och sträva efter en lösning som fungerar för alla. Tänk på att olika personer har olika synsätt på konflikter - vissa betonar relationer, medan andra fokuserar på resultat. Ditt synsätt påverkar hur du löser konflikten: vill du rädda relationerna eller hitta en lösning?
Svåra samtal
Det finns inga färdiga modeller eller facit för hur du som chef genomför svåra och utmanande samtal. Tänk på att kräva av din arbetsgivare att få redskapen att hantera de svåra samtalen.
Här kommer några tips:
- Om du inte vet hur du ska lägga upp det kan du tänka på hur du själv skulle vilja bli bemött i en liknande situation
- Försök göra en neutral beskrivning av händelsen.
- Gå igenom de inblandades agerande.
- Fundera över din egen roll och vilket ansvar du har.
- Berätta varför du bett om samtalet, och vad du vill uppnå med det.
- Gå rakt på sak och sammanfatta händelseutvecklingen så som du har uppfattat den fram till nu.
- Var utförlig, konkret och tydlig.
- Beskriv utan att värdera och kommentera.
- Ibland kan det vara bra att ha en tredje person med under samtalet. Det kan vara en facklig representant, någon från personalavdelningen eller från företagshälsovården. Denna kan lyssna till vad ni säger för att sedan ge sin bild av situationen.
- Bestäm tid för uppföljningssamtal inom två, tre dagar. Budskapet har då hunnit börjat sjunka in och samtalet kan röra alla aspekter på problemet, lösningar och känslor.
Utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare
Vad är ett utvecklingssamtal?
Utvecklingssamtalet är ett planerat, strukturerat samtal mellan dig som chef och dina medarbetare. Samtalet ska huvudsakligen vara framåtsyftande. Det som framkommer och överenskommes i samtalet ska bilda underlag för det kommande årets arbetsuppgifter, kompetensutveckling och löneutveckling.
Syftet med utvecklingssamtalet
Utvecklingssamtalets syften är att prioritera, diskutera och fastställa de resultat du förväntar dig av medarbetaren, att ge möjlighet till dialog kring mål och planer, att diskutera och vid behov försöka åtgärda arbetsmiljön, såväl den fysiska som den psykosociala. Samtalet ger också en möjlighet att diskutera och följa upp arbetsresultaten från föregående utvecklingssamtal samt att utreda medarbetarens utvecklingsbehov, såväl vad gäller kompetensutveckling som nya arbetsuppgifter.
Formerna för utvecklingssamtalet
- En till två timmar
- Förutsättningarna ska vara kända och accepterade
- Kritik ska framföras sakligt och konstruktivt
- Förklara att samtalets innehåll är konfidentiellt
- Ta upp organisationsförändringar och medarbetarens roll i dessa