Välkommen tillbaka till arbetsplatserna

När samhället så sakteliga börjar öppna upp efter Corona är det dags att återvända till arbetsplatserna. Här samlar vi information om återgången.

Det är viktigt att fortsätta att riskbedöma löpande och anpassa arbetet och arbetsplatsen generellt med tanke på pandemin. Håll dig uppdaterad vilka rekommendationer och restriktioner som gäller i just din region. 

Vad blir det nya normala?

Coronapandemin har gjort att många behövt jobba på distans. Nu planerar verksamheter för att gå tillbaka till arbetsplatsen. Men hur ska det nya normala se ut – utifrån verksamhetens, medarbetares och andra viktiga perspektiv? Hur kan vi ta vara på erfarenheterna från distansarbetet? 

Utgå från verksamhetens mål och uppdrag, och vad som är möjligt hos er när ni pratar om det nya normala.

Ta med flera perspektiv i samtalet: 

  • verksamhetens perspektiv
  • medarbetares perspektiv
  • chefers perspektiv 

Gör en riskbedömning och följ upp hur lösningen fungerar hos er. Utvärdera ofta, kanske oftare än vanligt när det är en stor förändring. Uppdatera och ändra när det behövs.

Hitta lösningar genom dialog

Frågan behöver belysas och diskuteras utifrån många olika perspektiv. Det handlar om arbetsmiljö. Hur kan vi kombinera distansarbete och arbete på plats på ett sätt så att medarbetare och chefer mår bra och presterar väl? Det handlar också om verksamheten. Var behöver olika arbetsmoment utföras för att ge ett bra resultat? Hur blir det för de som verksamheten är till för? Och hur får vi till ett bra samarbetsklimat?

Så snart som möjligt är det läge att sätta sig ner - i föreningsstyrelsen, i arbetslaget eller i samverkansgruppen - för att starta processen. Ingen utanför er organisation kan ge just Er en exakt plan, och det finns inte en enkel lösning som passar alla. Återgången till arbetsplatsen, sannolikt med inslag av distansarbete, behöver ske successivt och i en framåtriktad process. Vilka är era första steg? Och vad är slutmålet? Var transparent genom hela processen. Verksamheter behöver hitta lösningar i dialog mellan medarbetare och chef. Där finns kunskapen om verksamheten, och erfarenheterna om hur distansarbete fungerar. Några frågor kan behöva lyftas till högre ledning. Håll dialogen vid liv, för det som fungerar bra idag kan behöva en annan lösning imorgon. Fortsätt följa upp.

Använd gärna underlag och checklistor som är avsedda för just återgång till arbetsplatsen hos våra partsgemensamma organisationer Prevent, Partsrådet eller Suntarbetsliv. De verktygen är godkända och framtagna av fack och arbetsgivare i samverkan - redo att användas.

Så får du hjälp

Det kan vara svårt för den enskilde att påverka och göra sin röst hörd i det här stora arbetet. Vänd dig till ditt skyddsombud, de fackligt förtroendevalda på arbetsplatsen och inte minst din chef. Vid händelse av allvarlig fara är det bara – vid sidan av arbetsgivaren – skyddsombudet som kan stänga en arbetsplats via ett så kallat skyddsstopp eller att göra en 6.6a-anmälan till Arbetsmiljöverket.

Det finns inget facit. Det finns inte ETT svar. Vi är fortfarande mitt i en pågående pandemi. Effekter, lärdomar och konsekvenser blir möjliga att överblicka och utvärdera först efter en längre tid. Det här kommer att förändra människor, arbetsplatser och samhället i grunden för lång tid framåt.

Riskbedömningar är A och O i det här arbetet. Rutiner som inte finns behöver tas fram, förankras och det ska därtill säkerställas att de efterlevs. Många har kanske inte satt sin fot på arbetsplatsen på flera månader. Det behövs en kultur som gör det möjligt för medarbetarna att påminna varandra på ett positivt sätt om rutiner, fysisk distans, sk. kontorsregler och förändringar som successivt behöver göras. Arbetsplatsträffarna är bra forum för dialog.

Några frågeställningar initialt:

  • Ska planen ta sikte på de anställda eller medborgare, kunder, brukare mm?
  • Gäller beslutet hela arbetsplatsen eller delar? Finns schema och hur följs det upp?
  • Handlar det om all personal samtidigt eller växelvis vistelse?
  • Hur hantera personer i riskgrupp?
  • Hur bibehåller eller utvecklar vi ett skydd mot smittspridning?
  • Råder fortsatt nolltolerans mot sjuknärvaro på arbetsplatsen, och hur säkerställa det?
  • Hur hanteras vaccinerad respektive känt ovaccinerad personal och eventuell fördelning av arbetsuppgifter?
  • Ökad friktion är att vänta på arbetsplatserna framgent, olika kulturer och grupperingar har uppstått. Hur säkerställa ett arbete mot kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier från start? 

Detta gäller oavsett pandemi

Pandemi eller inte, kraven på att arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete gäller ändå. Det här ska arbetsgivare och skyddsombud/fackligt förtroendevalda göra i tät dialog och samverkan. Initialt handlar det om att göra riskbedömningar och att följa upp listade åtgärder. Arbetsmiljöverkets föreskrifter är tydliga. Föreskrifterna om Smittrisker, Systematiskt arbetsmiljöarbete, Arbetsplatsens utformning, Ergonomi, samt Organisatorisk och Social arbetsmiljö är centrala i det här arbetet. Stöd i den egna organisationens samverkansavtal samt policys finns också.

Kommer ni fortsätta med distansarbetet – helt eller delvis? Ta del av verktyg, checklistor och annat som underlättar distansarbetet här

Riskbedömning

    • Både risker kopplade till arbete på arbetsplatsen, risker med distansarbete och risker som kan uppstå när arbetet varvas mellan distans och arbetsplats, ska ingå i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
    • Arbetsgivaren ska riskbedöma fysiska, digitala, organisatoriska och sociala faktorer i arbetsmiljön inför en återgång till arbete i arbetsgivarens lokaler.
    • Arbetsgivaren ska åtgärda de risker som finns för att förebygga ohälsa.
    • Riskbedömningar ska göras gemensamt. Skyddsombud har en viktig roll att stötta både chefer och medarbetare.
    • Fokusera på friskfaktorer och de positiva och negativa erfarenheter som medarbetarna har med sig från eventuellt distansarbete eller arbete på plats på arbetsplatsen under pandemin.
    • Behovet av en reträttplan - vad och hur gör vi om smitta ändå tar sig in på arbetsplatsen eller i en grupp om smittspridningen startar?
    • Återgången kan skapa rädsla och oro - mestadels för smitta, sjukdom och nya arbetssätt igen. Ta oron på allvar, gör även kortare regelbundna temperaturmätare bland medarbetarna. Och glöm inte att följa upp dessa.
    • Ges alla anställa likvärdiga möjligheter vid återgången, eller behövs det göras skillnad; tex gällande personer med funktionsnedsättning, nedsatt immunförsvar, gravida eller ammande? 
    • Ökad friktion är att vänta på arbetsplatserna framöver, olika kulturer och grupperingar har uppstått. Hur säkerställa ett arbete mot kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier från start? 
    • Handlar det här om de fysiska lokalernas utformning, människors beteenden eller organisationens arbetssätt - eller alltihopa?
    • Finns det några flaskhalsar där trängsel kan uppstå, såsom entréer, fikarum eller lunchmatsal, omklädningsrum eller konferensutrymmen? Kan tidsförskjutning, flexiblare arbetstider, bemanningsschema eller andra reglerbar behöva ses över? 
    • Hur säkerställer vi att alla håller - och kan hålla - distans även fortsättningsvis?
    • Råder fortsatt nolltolerans mot sjuknärvaro på arbetsplatsen? Hur säkerställa det?
    • Arbetsanpassning och möjligt behov av rehabilitering som uppmärksammas vid återgången, hur ska det anpassas?
    • Hur hanteras vaccinerad respektive känt ovaccinerad personal och eventuell fördelning av arbetsuppgifter?  
    • Ska återgången dokumenteras, utvärderas och följas upp på något sätt? Ska följeforskning bedrivas? 
    • Behöver den tekniska utrustningen ses över och kompletteras? Möbler och annat som medarbetare fått möjlighet att låna hem, hur ska dessa saker hantera framledes?
    • Gäller återgången alla i samtliga verksamheter eller bara delar? Läge att definiera. 
    • Våra möten, ska de vara helt digitala, helt fysiska eller en hybrid? Övervägande det ena eller det andra? Vad skiljer behoven åt? Och hur säkerställa organisationens digitala infrastruktur och verktyg för det? 
    • Ska medarbetarna så långt det är möjligt hålla sig fysiskt till sitt team/sin arbetsgrupp eller är tvärgruppsmöten möjliga? Hur kan det här påverka cheferna?
    • Behöver och kan organisationen ta hänsyn till ökad trängsel i kollektivtrafiken, för att på så sätt underlätta för medarbetarna genom flexiblare arbetstider, distansarbete eller på andra sätt?
    • Behöver delar av tidigare introduktioner av nya medarbetare kompletteras? Hur långt tillbaka och med vad?
    • Finns behov av distansarbetsavtal? Utreda frågorna och förutsättningarna?