Corona och distansarbete -  himmel eller helvete?

Nyhet

En del kraschar totalt, medan andra blommar ut. Distansarbetet påverkar medarbetare helt olika. Personalchefer och ledare behöver tänka till innan allt det ”vanliga” återupprättas efter pandemin, råder experterna.

På bilden från vänster till höger: Eric Donell (foto: Jessica Åkerblom), Lotta Borg Skoglund (foto: Ewa Rudling) och Linda Widar.

Många distansarbetande tjänstemän vantrivs hemma i längden, särskilt med den sociala isoleringen. De vill småprata vid kaffeautomaten igen, få skämta med kollegerna. Men i den beskrivningen kan annan grupp i arbetslivet lätt glömmas bort. De som faktiskt blommar ut och trivs bättre framför skärmen vid köksbordet. Som äntligen kan delta i arbetet på lika villkor.

- Det finns de som äntligen kan känna sig normala nu, som inte haft den möjligheten förut, säger Eric Donell, vice ordförande för Riksförbundet Attention, en intresseorganisation för personer med Neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, som ADHD och Autismspektrumdiagnoser.

Extremt bra eller dåligt för folk med NPF

Eric Donell har varit i kontakt med många medlemmar under coronapandemin och berättar om en tudelad bild.

- Vi har sett att det drar åt ytterligheter i båda ändar nu under corona. Det är ofta extremt bra eller extremt dåligt för personer med NPF.

Positiva aspekter av hemmajobb

Linda Widar, arbetsmiljöforskare vid Gävle högskola, studerar högskolepersonals distansarbete. Forskningen visar att det finns flera aspekter av hemmajobb som kan upplevas positiva.

- Den egna flexibiliteten är ett plus. Man är mer autonom och styr över sin egen tid, kan anpassa sin arbetstid efter sin privata tid. Det blir lättare att få ihop livspusslet.

Att slippa många möten och att störas av det sociala kan också minska pressen, enligt Linda Widar.

- Man kan få avskildhet och uppnå högre koncentration i självvald miljö. Det kan också leda till mindre stress.

Viktigt med rutiner

Men många av fördelarna, beroende på individ, organisation och ledarskap, kan också snabbt vändas till nackdelar. Bristen på rutiner kan leda till antingen passivitet eller en alltför hög aktivitet.

- Man ser en tendens att man arbetar fler timmar i veckan och även på tider utanför ordinarie arbetstid, som kvällar och helger. Arbetet kan ta allt större plats i hemmet och man börjar inskränka återhämtningstiden.

Om man förlorar tid med familjen kan konflikter uppstå och en stress som leder till utmattning, enligt Linda Widar.

Det senaste är något som Lotta Borg Skoglund, överläkare på Smart psykiatri, och forskare vid Karolinska Institutet, känner igen. Hon träffar många patienter som mår sämre under pandemin.

- Att bli av med rutiner kan destabilisera alla, men det drabbar särskilt personer med NPF, både inom skola och i arbetslivet. Många berättar om ökade konflikter i hemmet, säger Lotta Borg Skoglund.

För personer som har svårt att hålla hälsosamma rutiner har det troligen blivit en ännu större utmaning under pandemin. Ökad alkoholkonsumtion och våld i nära relationer ökar

- Som arbetsgivare behöver man vara observant på när den här typen av problem signaleras. Men det kan också fångas upp av kolleger. De är troligen svårare att identifiera när man inte är på plats på jobbet.

Chefer och HR kan tillämpa råd för NPF till alla

Enligt Lotta Borg Skoglund bör alla chefer med personalansvar och hr-ansvariga läsa på om hur distansarbete påverka individer och grupper. De råd som finns för personer med NPF passar bra att tillämpa brett, betonar hon.

- Det är som diabeteskost, råd kring hur vi skapar rutiner vid NPF passar alla. Det handlar om vikten av varierad och balanserad kost, regelbunden motion, återhämtning och vikten av att inte använda cigaretter och alkohol som självmedicinering.

Riksförbundet Attention har också tagit fram råd som riktar sig till arbetsplatser, som kan vara tillämpbara för alla, även om ledarskapet nu sker online, enligt Eric Donell.

- De som behöver struktur och tät återkoppling kan få det även via internet. Det går att ge kortare deadlines och att schemalägga både formella och informella möten.

Verktygen förbättras hela tiden

Enligt Eric Donell har mycket förbättrats sedan pandemiutbrottet i våras. Även de mest teknikrädda har vågat prova digitala möten, och flera har insett att de också har fördelar.

- Många har med tiden blivit mer bekväma med zoom och teams. Verktygen har också vässats.

En ledare behöver vara lyhörd och nyfiken på sina medarbetare och hur de hanterar omställningen, poängterar Eric Donell.

- De måste fråga sig – vem har jag framför mig? Är det en person som behöver tätare kontakt och struktur, eller någon som behöver hejdas, eftersom de tuffar på för mycket. Ett bra sätt att identifiera var de befinner sig är att fråga om deras egna strategier.

Vad kan det handla om för strategier?

- Om man till exempel vet att man behöver dela upp arbetet i kortare moment med feedback mellan. Eller att man har svårt att prioritera, och därför gärna bollar med någon innan man sätter igång.

Eric Donell har själv blivit bättre på att prioritera med åren. Han skriver upp allt som ska göras på en whiteboard i arbetsrummet, och placerar magneter vid det som är viktigast just nu. Allt schemalägga också noga i datorns kalender tillsammans med viktig information och länkar.

Han ser både för- och nackdelar i den nya, mer digitala arbetsvardagen. Som föreläsare slipper han resa lika mycket, och når lättare till fler grupper med ”smalare” ämnen också. Nackdelen är nog främst att deltagarna inte kan nätverka på samma sätt.

- Man får försöka uppmuntra det genom gruppdiskussioner i workshops exempelvis.

Eric Donell råder personalansvariga att våga tänka nytt nu när förutsättningarna har förändrats. Medarbetare, med eller utan diagnoser, som nu upplever att arbetsmarknaden plötsligt är tillgänglig för dem, måste få fortsätta med arbetssätt som fungerar. Det kan vara personer inom it-sektorn som alltid förlorat mycket energi på sociala möten tidigare, till exempel.

- Det kan också handla om personer med hörselnedsättning, som plötsligt kan delta i möten på lika villkor nu.

Eric Donell tror att många chefer automatiskt märker vilka medarbetare som trivs bättre nu under pandemin, eftersom de är mer nöjda och effektiva. Men det är ändå viktigt att ställa följande fråga när corona klingat av:

- Hur kan vi behålla det som fungerade bra, när allt återgår till det vanliga? Det som gjorde att vissa blommade ut?

    Fyra frågor till Daniel Hjalmarsson, utvecklingsstrateg vid Akademikerförbundet SSR, som även arbetar med Lärandeforum UUA – universell utformning av arbetsplatser.

    Vilka fördelar ser du med corona-omställningen?

    - Vi har fått ett mer flexibelt arbetsliv nu, i alla fall för tjänstemän som mer kan välja var de utför sina arbetsuppgifter. Vi ser också tydligt att vi verkligen kan ställa om, om vi vill. Den digitalisering som slår igenom på allvar nu är positiv på det stora hela, och vi ser nu också ökade möjligheter för de som varit långtidssjukskrivna att kunna komma tillbaka, delvis genom ett lugnare tempo med hemmajobb som en del i planen.

    Vilka utmaningar ser du?

    - Regleringen av distansarbete hänger på många sätt i luften, det är oroande. Mycket ansvar läggs idag på den enskilde i hur hen organiserar sitt arbete där hemma. Och att vi måste försöka gå från känslan av det temporära till det mer permanenta, att det aldrig går tillbaka till det som var. Vi måste hålla i och hålla ut, det gäller på så många plan.

    Har du tänkt på någon särskild aspekt i distansarbetet som också behöver analyseras framöver?

    - Ja, varför kvinnor i större utsträckning tycker att fördelarna med distansarbetet överväger. Skrapar vi på ytan så kan vi se ett mönster där kvinnor lägger dubbelt så mycket tid på hushållssysslor jämfört med sina män. Om det här fortsätter medför inte möjligheten till distansarbete någon ökad jämställdhet, vi cementerar snarare skillnaderna.

    Ska ni på Akademikerförbundet SSR behålla en del som fungerat bra under pandemin även på längre sikt?

    - Vi har bevisat för oss själva att vi kan göra oss mer digitala rent generellt och den utvecklingen kommer att fortsätta, både vad gäller möten och utbildningar. Rådgivningen på förbundet hanterar arbetstoppar lättare nu när medarbetarna är ett par klick bort. Möjligheterna till att ”hoppa in” i ett digitalt möte och köra en sändning på en tio minuter öppnar för oanade möjligheter till påverkan. Ministrar hälsar enkelt på hos oss och vi hos parlamentariker i EU. Varför skulle vi välja bort det här?

    Text: Enikö Arnell-Szurkos

    Så ska du tänka som hr/chef under pandemin:

    • Var tydlig med målsättningar och förväntningar, både vad gäller arbetstid, innehåll och digital tillgänglighet.
    • Utgå ifrån medarbetaren – hur trivs hen med distansarbetet? Vilka faktorer påverkar trivseln mest? Vilka risker finns det i deras arbetsmiljö i hemmet? Fråga vad medarbetarna behöver för att kunna få till en fungerande arbetsmiljö!
    • Var uppmärksam på signaler från medarbetare, såväl positiva som negativa. Notera vad som fungerar bättre/sämre nu och lyft frågorna i gemensam diskussion.
    • Anpassa ditt ledarskap - vissa medarbetare behöver mycket mer struktur och kortare deadlines nu.