Rekommendationer gällande evenemang, utbildningar och medlemsmöten

Förtroendevalda

Med anledning av pågående pandemi och Covid-19 har Akademikerförbundet SSR tagit fram nya rekommendationer till lokal- och distriktsföreningar gällande års- och medlemsmöten, utbildningar och andra evenemang. 

Förbundets rekommendationer utgår från Folkhälsomyndighetens råd och rekommendationer som finns att läsa på myndighetens hemsida. Dessa rekommendationer gäller tillsvidare eller till den tidpunkt nya rekommendationer utfärdas.

Medlemsmöten, årsmöten och utbildningar

Vi avråder bestämt från fysiska möten i nuläget och rekommenderar digitala möten. Håll koll på vad som gäller när ni ska genomföra ert möte: Information till arrangörer av evenemang och sammankomster med anledning av covid-19 — Folkhälsomyndigheten (folkhalsomyndigheten.se)

Skärpta råd och restriktioner gäller från och med den 24 november 2020 vilket bland annat innebär att det inte är tillåtet med allmänna sammankomster med över åtta personer. Välj istället digitala möten via till exempel Teams eller Skype. Då ökar även möjligheten för fler att delta vilket förstås främjar föreningsdemokratin.

Kan vi bjuda på något när vi ses digitalt?

Vid digitala möten kan förbundet stå för kostnaden för fika med smörgås eller motsvarande. Deltagarna hämtar själva det föreningen beställt hos leverantören. Fakturan skickas till förbundskansliet enligt nedanstående rutin.

Har ni frågor om förtäring i samband med medlemsmöten, kontakta Mona Anderson 

När det gäller gåvor Skatteverkets regler innebär att man kan ge mindre skattefria gåvor vid specifika tillfällen som avtackning, 50-årsdag, julgåva med mera. Vi har beslutat att medge ett utrymme att ge gåvor för upp till 100 kronor per person till deltagare på digitala årsmöten eller digitala medlemsmöten. Gåvan kan inte ges i form av presentkort eller pengar.

Inköpet måste vara lika för alla deltagare och inköpet måste göras på en sammanhållen faktura/kvitto.

Kom ihåg att skicka in underlag för kostnaden:

  • Handlar ni mot kvitto och lägger ut med egna pengar ska ni fylla i utläggsmallen. Häfta fast originalkvitto bakom mallen och skicka in till oss. Glöm inte att fylla i bankkonto med clearingnummer så vi snabbt kan betala ut pengarna till er.

  • Handlar ni mot faktura är det viktigt att ni fyller i fakturaunderlagsmallen och direkt efter eventet skickar in Del 1 med deltagarförteckning till faktura@akademssr.se eller postar. Utan det underlaget kan vi inte betala fakturan.

    • Lämna Del 2 av fakturaunderlagsmallen till leverantören/restaurangen. Kom ihåg att fylla i era beställaruppgifter. Begär 30 dagars betalningsvillkor, fakturorna hinner aldrig betalas i tid med korta betalningsvillkor såsom 10 dagar.

Vill ni ha hjälp att planera digitalt årsmöte? Hör av er till ert regionombud!

Årsmöten i coronatider – hur gör vi nu?

Tidpunkten för årsmöte i en lokalförening på kommunal sektor väljer varje förening själv och skriver in i sina egna lokalföreningsstadgar. Dessa kan därför ligga i valfritt kvartal under året.  I våras valde flera lokalföreningar att skjuta upp sina inplanerade årsmöten på grund av covid 19 som skulle ha hållits under första eller andra kvartalet enligt deras lokalföreningsstadgar. Andra valde istället att hålla sina årsmöten via videolänk alt träffas utomhus.  

Här kommer godkända förslag på hur de som fått skjuta upp årsmöten kan göra nu:

Välj följande alternativ: 

  • Ni som brukar ha årsmöte under hösten: Håll årsmötet digitalt nu under hösten 2020 på ett coronasäkert sätt!

  • Ni som brukar ha årsmöte under våren: Fortsätt arbeta i den styrelse ni har senast valt och planera in årsmöte till början av nya året 2021 och få en nystart. Be valberedningen alternativt regionombudet börja arbetet med att hitta ny styrelse redan nu (fråga både sittande och hitta eventuella nya ledamöter – läs mer här: https://akademssr.se/fortroendevald/dig-som-ar-valberedare )

  • Ni som brukar ha årsmöte under våren eller hösten, men har flera som slutat i styrelsen under året: Planera tillsammans med valberedningen alternativt regionombudet för ett årsmöte under denna höst och föreslå årsmötet (det vill säga medlemmarna) besluta att låta den valda styrelsen sitta till ordinarie årsmöte ska hållas nästa gång 2022. Fråga även årsmötet om det är OK för styrelsen att göra fyllnadsval under året om någon slutar innan nästa årsmöte. Skriv in beslutet i årsmötesprotokollet.

Vid frågor och funderingar – tveka inte att kontakta ert regionombud eller organisationssekreterare Mona Anderson 070-617 44 80 mona.anderson@akademssr.se