Rekommendationer gällande evenemang, utbildningar och medlemsmöten

Med anledning av pågående pandemi och Covid-19 har Akademikerförbundet SSR tagit fram nya rekommendationer till lokal- och distriktsföreningar gällande års- och medlemsmöten, utbildningar och andra evenemang. 

Förbundets rekommendationer utgår från Folkhälsomyndighetens råd och rekommendationer som finns att läsa på myndighetens hemsida. Dessa rekommendationer gäller tillsvidare eller till den tidpunkt nya rekommendationer utfärdas.

Medlemsmöten, årsmöten och utbildningar

Regeringen öppnar succesivt upp samhället och flera restriktioner lättas. Möten och stämmor i föreningar kan numer ske, men även i fortsättningen utan att trängsel uppstår. 

Vi rekommenderar dock att man avstår från fysiska möten i nuläget och istället väljer att hålla ett digitalt möte. Håll koll på vad som gäller när ni ska genomföra ert möte: Information till arrangörer av evenemang och sammankomster med anledning av covid-19 — Folkhälsomyndigheten (folkhalsomyndigheten.se)

Välj gärna digitala möten via till exempel Teams eller Skype. Då ökar även möjligheten för fler att delta vilket förstås främjar föreningsdemokratin.

Kan vi bjuda på något när vi ses digitalt? 

Ansök om kostnad för medlemsaktivitet innan aktiviteten. Ansök här

Vi får inte bjuda på mat vid digitala möten, föreningen kan alltså inte köpa in mat åt deltagarna. En glädjande nyhet är dock att de tillfälliga reglerna för år 2021- i syfte att stödja det lokala närings-/föreningslivet - innebär att ni i stället kan ge mötesdeltagarna en gåva i form av presentkort eller liknande och att det även får vara presentkort hos butiker eller restauranger. Föreningen köper då in presentkort hos vald leverantör, lika belopp för alla berörda, på ett sammanhållet kvitto eller faktura. Kostnadsgränsen i det här fallet är 150 kronor per person. 

Underlaget skickas sen till förbundskansliet enligt nedanstående rutin. Utan det kan förbundet inte betala kostnaden. 

  • Handlar ni mot kvitto och lägger ut med egna pengar ska ni fylla i utläggsmallen. Häfta fast originalkvitto bakom mallen och skicka in till oss. Glöm inte att fylla i bankkonto med clearingnummer så vi snabbt kan betala ut pengarna till er.
  • Handlar ni mot faktura är det viktigt att ni fyller i fakturaunderlagsmallen och direkt efter eventet skickar in Del 1 med deltagarförteckning till faktura@akademssr.se eller postar. Utan det underlaget kan vi inte betala fakturan.
  • Lämna Del 2 av fakturaunderlagsmallen till leverantören/restaurangen. Kom ihåg att fylla i era beställaruppgifter. Begär 30 dagars betalningsvillkor, fakturorna hinner aldrig betalas i tid med korta betalningsvillkor såsom 10 dagar.

Ni hittar även mallarna här

När det gäller övriga gåvor innebär Skatteverkets regler att man kan ge mindre skattefria gåvor vid specifika tillfällen som avtackning, 50-årsdag med mera. Kostnaden avräknas från föreningens ”styrelsepeng” och som riktmärke för gåva vid de angivna tillfällena kan ni ha 200 kronor. Vill ni ge ett större belopp eller vid annat än angivna tillfällen finns möjlighet att anordna egen insamling.

Har ni frågor om förtäring i samband med medlemsmöten, kontakta Mona Anderson

Förbundets nya alkoholpolicy, beslutad av förbundets kongress, innebär att förbundet inte bjuder på alkohol i någon form av sammanhang.

Vill ni ha hjälp att planera digitalt årsmöte? Hör av er till ert regionombud!

Årsmöten i pandemitider – hur gör vi nu?

Tidpunkten för årsmöte i en lokalförening på kommunal sektor väljer varje förening själv och skriver in i sina egna lokalföreningsstadgar. Dessa kan därför ligga i valfritt kvartal under året.  Förra våren 2020 valde flera lokalföreningar på grund av pandemin att skjuta upp sina inplanerade årsmöten som skulle ha hållits under första eller andra kvartalet enligt deras lokalföreningsstadgar. Andra valde istället att hålla sina årsmöten via videolänk alternativt träffas utomhus.  

Här kommer godkända förslag på hur de som fått skjuta upp årsmöten kan göra:

Välj följande alternativ: 

  • Ni som brukar ha årsmöte under hösten: Håll årsmötet digitalt nu under hösten 2021 eller på plats efter riskbedömning!

  • Ni som brukar ha årsmöte under våren: Fortsätt arbeta i den styrelse ni har senast valt och planera in årsmöte till början av nya året 2022 och få en nystart. Be valberedningen alternativt regionombudet börja arbetet med att hitta ny styrelse redan nu (fråga både sittande och hitta eventuella nya ledamöter – läs mer här: https://akademssr.se/fortroendevald/dig-som-ar-valberedare )

  • Ni som brukar ha årsmöte under våren eller hösten, men har flera som slutat i styrelsen under året: Planera tillsammans med valberedningen alternativt regionombudet för ett årsmöte under denna höst och föreslå årsmötet (det vill säga medlemmarna) besluta att låta den valda styrelsen sitta till ordinarie årsmöte ska hållas nästa gång 2022. Fråga även årsmötet om det är OK för styrelsen att göra fyllnadsval under året om någon slutar innan nästa årsmöte. Skriv in beslutet i årsmötesprotokollet.

Vid frågor och funderingar – tveka inte att kontakta ert regionombud eller organisationssekreterare Mona Anderson 070-617 44 80 mona.anderson@akademssr.se