Minskad arbetsbörda med UUA

Kirsi Kirpislidis ansvarar för att utveckla system och processer inom äldreomsorgen i välfärdsföretaget Humana. Humana äldreomsorg driver 21 äldreboenden och har cirka 1000 medarbetare. Det är inte lätt att skapa ett enkelt system för kvalitetssäkring, då processerna styrs av olika lagregleringar. Tillsynsfunktionerna jobbar dessutom i stuprör och det är svårt att få grepp om helheten, förklarar Kirsi Kirpislidis.
– Det finns sex olika lagregleringar – och ingen är den andra lik. Jag försöker hålla ihop det och få en gemensam struktur för arbetet.

I jakten på bra verktyg för förbättringsarbetet, gärna grundad i forskning, fann Kirsi Kirpislidis UUA. Utbildningarna, som flera på företaget gått, har bidragit till en omläggning av företagets processer.
– Vi försöker väva in de olika nivåerna – individ, verksamhet, organisation i stort och koncernnivån, och anpassa frågeställningarna till dem. Just det helhetstänket har UUA bidragit med.

Minskad press på cheferna

UUA fokuserar på arbetsmiljö och arbetsorganisation, vilket Humana har breddat lite mer. Arbetet utgår från en analys av Agenda 2030, exempelvis mål tre som handlar om god hälsa och välbefinnande och mål två om näringsriktig mat. Förhoppningen är att bygga upp system som är hållbara, inkluderande och leder till hög kvalitet på lång sikt, förklarar Kirsi Kirpislidis.

Humana arbetar nu igenom olika delar av verksamheten. Ett gemensamt fokus är det riskbaserade arbetet och egenkontrollerna, som informationshantering, livsmedel, miljö och hälsa.
– Tanken är att skapa system så att den administrativa bördan minskar för cheferna. Vi har inventerat våra processer och anpassat systemet till vad som behöver göras i dem.

Ett exempel på det är att Humana nu har flyttat den så kallade sårbarhetsanalysen från verksamhets- till organisationsnivå. Det handlar alltså om att avlasta cheferna så att de får enklare system att hantera. Målet är att de ska kunna vara mer närvarande och hinna med personalen.

"Hos oss hänger allt ihop"

Men UUA handlar inte bara om helhetstänk på en arbetsplats, utan även om inkludering. Att en verksamhet ska passa så många som möjligt från början, för att få individanpassningar ska behövas senare i processerna. Hur ser den delen ut på Humana?
– Vårt företag har ett tydligt inkluderingsarbete. Där vill vi satsa på att även inkludera de äldre och låta dem vara så delaktiga i verksamheten och vården som möjligt.

Det är förstås lättare för äldre som är friska och inte har någon kognitiv funktionsnedsättning, förklarar Kirsi Kirpislidis.
– Vi har ett förbättringsarbete kring hur vi ska jobba med personer som har kognitiv svikt. Det handlar om att möjliggöra för de äldre att göra egna val. Vissa kanske behöver mer tid, att sitta separat och prata med någon eller liknande.

De äldres delaktighet i sin vård och personalens delaktighet i sitt arbete går hand i hand, enligt Kirsi Kirpislidis.

– För att förstå hur de ska arbeta inkluderande måste de själva bli inkluderade. Så allt hos oss hänger ihop.

Humana får en bättre verksamhet om medarbetarna kan vara med och styra förutsättningarna för arbetet, slår Kirsi Kirpislidis fast.
– Vi på koncernnivå har inte de bästa idéerna, det har våra medarbetare. Inkludering är nödvändig för att få till hållbarheten och att alla ska få vara med, både personalen och de äldre.

Nya tag efter pandemin

Det har inte varit en enkel resa och mer förändring behövs, enligt kvalitetschefen. Pandemin har gjort att utvecklingsarbetet har fått stå tillbaka, men organisationen ska fortsätta förbättras, framhåller hon.

Kirsi Kirpislidis hoppas vidare att samarbetet med UUA kan fortsätta även i framtiden och efter projektet slut. Upplägget på UUA:s utbildningar har uppskattats både utifrån innehåll och form.

– Projektet har varit fantastisk på det sättet att de har tillhandahållit kunskap som har varit lättillgängligt och användbart. Det har givit energi och har varit lätt att ta till sig och implementera i sin egen verksamhet, säger Kirsi Kirpislidis.

Målet är att UUA:s utbildningar och tankesätt inte bara ska komma in ”från sidan” från kvalitetschef och stabsfunktioner utan att alla chefer och även ledningsgruppen ska vara insatt i det framöver.
– Vi har inte hunnit med det fullt ut än, men tanken är att fortsätta arbetet.

UUA:s utbildningar har också uppskattats för upplägget, med gott om tid emellan utbildningstillfällena, enligt Kirsi Kirpislidis.
– Bäst har nog återkopplingen från andra varit, som jobbar med helt andra frågor. Att få feedback från dem och få tänka till. 

Text: Enikö Arnell-Szurkos

Om Humana:

Humana är en nordisk omsorgskoncern inom individ- och familjeomsorg och personlig assistans. Humana växer inom området äldreomsorg där boende byggs i egen regi.
Humana hade år 2020 sammanlagt 16 717 medarbetare.