Den rusande digitala arbetsmiljöns fördelar och nackdelar

Akademikerbloggen

Coronaviruset har förändrat samhället kanske mer än något annat hitintills känt av människan. Digitala verktyg har fått ett uppsving nu när vi ombeds att arbeta hemifrån. Det får konsekvenser för oss och vår arbetsmiljö. Hur många digitala jobbmöten krävs för att vett och etikett i videosamtal ska sätta sig? Hur flexibla och förlåtande är vi som kollegor? 

Personligen har jag redan innan Coronakrisen slog till haft en del möten och förhandlingar på Skype, pratat med kompisar på Facetime, WhatsApp eller i Messenger. Jag hanterade hjälpligt de olika plattformarna. Några veckor senare använder jag för mig helt nya plattformar som Teams, Zoom, StarLeaf vid sidan av de klassiska Skype, WhatsApp och Messenger på en och samma arbetsdag. Ibland samtidigt. Det gamla goda telefonmötet med en eller ett par kollegor funkar fortfarande fint också. Utveckling kan gå snabbt ibland, särskilt när det finns en yttre påverkan. 

Det går inte en dag utan att det ropas eller mailas (alla har inte fått grepp om chattfunktionerna i ovan nämnda plattformar) om problemen med ljud, bild, länkar, onlinefiler, kamerans placering, ljusets vinkel mot skärmarna osv. Listan kan göras oändligt lång. 

Digitala möten och dålig arbetsmiljö

De första veckorna översköljdes våra sociala medier med bingobrickor kopplat till problem vid digitala möten, roliga bilder och filmklipp på mindre genomtänkta placeringar av skärmen vid möten – eller för den delen omedvetenheten huruvida kameran är av eller påslagen. Jag ser inget av det numera – men problemen och okunskapen finns där. Min upplevelse och det jag hör andra säga är att det skrattas och förlåts allt mindre. Det lyfts på ögonbryn, pustas och stånkas (med kamera och mikrofon avslagna för det mesta) och det skapar stress och irritation när möten inte börjar som planerat, när talarlistan inte följs eller när mötesledaren inte hanterar sitt uppdrag. 

Jag har en känsla av att vi i dessa miljöer nu skapar andra problem om vi inte ser upp med vårt förändrade beteende. Kränkningar, mobbning, utfrysning och trakasserier uppstår nu i andra miljöer, men effekterna är samma. Miljöer som kanske är ännu svårare för chefen att identifiera och göra något åt. Jag tror att vi på sikt kommer att få många fler frågor till lokalfackliga och skyddsombud, men även i förbundens rådgivning som handlar om brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. 

Att det som hänt går att koppla till dåligt genomförda digitala möten. Främst kollegors och chefers bristande förståelse för medarbetarens tekniska kunnande, ord och handlingar som visar på otålighet, stress och som förstärker känslan av okunskap och utanförskap. Alla nya termer, alla knappar och funktioner riskerar att spä på utanförskapet, vilket kan stressa medarbetare – kanske medarbetare som redan innan var stressade och pressade. Vi riskerar att se en framtida utslagning. 

Lärdomar och vinster

Digitala möten kan vara lite uppfostrande. Det är vissa tydliga regler/rutiner som måste följas: mikrofonen av/på, talarlista med en talare åt gången osv. Svenska Dagbladets gav oss läsare en snabbkurs i vett och etikett rörande digitala möten. Fördelen är att fler kan komma till tals – de som vanligtvis tar över på fysiska möten kan hållas tillbaka lite och andra som vanligtvis inte tar för sig lika mycket på möten kan släppas fram. En bra mötesledare har möjlighet att bli ännu bättre på digitala plattformar med teknikens hjälp. Kränkningar, härskartekniker och så vidare kan ta sig in på dessa möten ändå så klart, det är ju trots allt människor bakom skärmarna...

Jag ser fler vinster och lärdomar i digitala möten. Den blyge eller introverte medarbetaren kan vara en vinnare. Den som inte känner sig alltför bekväm i möten med nya människor. Du blir inte tittad på på det sätt som du blir i nya sällskap, det kan vara lättare att ta ett steg fram i chatten, bidra med länkar och hänvisningar – du kan spotta ur dig idéer och frågor till sändaren utan att räcka upp handen och vänta på din tur. En fördel även för den som har lite svårt med impulskontrollen. Du måste heller inte sitta nära i grupparbetet på workshopen eller stirra rakt in i ansiktet på den du pratar med. För den som har en svag hörselnedsättning eller tinnitus är det en fördel att externt ljud raderas (ställer krav på deltagarna!) och att en person talar åt gången. Anette Hallin, professor i företagsekonomi dök upp i mitt P4-flöde. Många kloka tankar om digitala arbetssätt och ändrade mötesstrukturer.

Tillgängligt för alla

Möten i dålig ljudmiljö för medarbetare, med eller utan, hörselnedsättning är i allmänhet en utmaning. Digitala möten i plattformen Zoom kan livetextas. Textremsorna och chatten går dessutom att dra ut som textfil efteråt och blir ett slags dokumentation av de frågor och tankar som kommer upp i mötet. Den som har en synnedsättning eller inte kan läsa får texten enkelt uppläst i sin mobil eller sitt hjälpmedel. Tillgängligt för alla. 

Hur ofta livetextas våra fysiska möten? Det är enkelt att fälla in teckentolken i en skärmbild och fästa den på sin bildskärm. Tolkarna kan också de jobba på distans så länge ljudet är bra – och det möjliggör för att jobba på distans eller att jobba hemma på deltid utan resor och så vidare. 

Mer strukturerade möten, minnesanteckningar som skrivs och är digitalt tillgängliga för alla samtidigt, tydligare dagordningar och förväntningar på mötets innehåll – det vinner alla på. Det som är en absolut nödvändighet för några visar sig vara bra för alla. Det är i sig något positivt som öppnar för att, människor som kanske inte kommer in på arbetsmarknaden på heltid eller som helt inte fungerar i det arbetsliv vi har skapat för världen före Covid-19. Jag hoppas att tekniken i framtiden gör att fler olikheter får en mer stadigvarande plats på arbetsmarknaden. 

Distansutbildningar och att utbilda via digitala plattformar

När det i mars månad beslutades om att ställa in möten, konferenser, utbildningar och motverka stora folksamlingar var det först självklart att ställa in förbundets och UUA-projektets utbildningar. Det beslutet gnagde i mig. Behovet av utbildning, kunskap om arbetsmiljö är inte mindre viktigt bara för att världen drabbats av en pandemi. Tvärtom. Och jag är personligen mer för att ställa om än att ställa in. Kollegorna i projektet Rätt från början har också skrivit om inkluderande distansutbildningar.    

Det fysiska mötet som deltagarnas snack i fikapauserna ska verkligen inte underskattas. Jag har också tvingats inse att det är svårt att vara kursledare på länk. Jag upplever svårigheter i att veta var man är i termer av gruppens förståelse, om de hänger med eller om något ska förtydligas. Det krävs ett annat pedagogiskt förhållningssätt än annars. Inga blickar, inga nickar – inga bekräftelsestrategier. Även om en del kollegor/deltagare lär sig snabbt och nickar när de är i bild. 

Chatten kan vara en väg till bekräftelse. Den fungerar dessutom utmärkt för att genomföra brainstorming tillsammans – glöm det här med att rita på tavlan, fota och skriva rent. De som biter sig fast vid post it-lapparnas underbara värld sägs vara hyfsat nöjda med webbverktyget Miro (ser för övrigt ut att påminna lite i grafiken som webbverktyget Menti). Dokumentationen sker i själva övningen. Hur många timmar av mitt liv har jag inte lagt på att läsa, sortera, klustra och skriva av post it-lappar för att tillgängliggöra innehållet för deltagarna i efterhand? 

På det mentala planet finns det både för- och nackdelar – allt fler verkar multitaska under tiden för möten och dragningar. Kanske mer nu än på fysiska möten, vad får det för konsekvenser för minnet, lärande och aktivt lyssnande/bekräftelse till utbildaren? För att inte tala om arbetsstressen…

Det är nu vi har chansen

Något som jag tar med mig in i framtiden är kärleken till digitala arbetsytor och onlinefiler där alla mötes- eller kursdeltagare läser, skriver och skapar i samma dokument. Kursledaren kan dessutom i realtid uppdatera gruppindelningar eller länkar som syns på skärmen för deltagarna. Kursen är mer live än vanligt när den sker på digitala plattformar. Det var inte nytt före, men jag förstärks dagligen i övertygelsen att vi är på rätt väg. Det blir ett gemensamt skapande av minnesanteckningar, lärande och MER dokumenterat från de digitala samtalen än i kanske vanliga bikupor, smågruppsdiskussioner eller vid ett vanligt möte runt ett bord. Öppet, tillgängligt och tydligt för alla oss som deltar. 

Vi har en möjlighet att ställa om istället för att ställa in nu. Vi måste ta den chansen. Vi kan komma ut starkare och bättre rustade på andra sidan. Covid-19 är allvarligt men det betyder inte att det inte finns en framtid. Jag ser att viruskrisen i ännu högre utsträckning kan bidra till att vi kommer att arbeta med universell utformning av arbetsplatser. Inte bara för att vi vill, utan för att vi måste.