Så här arbetar du bäst på distans

Kristina Palm
Akademikerbloggen

Att gå till en fysisk arbetsplats på specifika tider är en gammal tradition. Det kommer från att vi blev ett industrisamhälle. Klockslaget var ett sätt för arbetsledningen att se att folk arbetade. Nu när de flesta arbeten inte längre styrs av stämpelklockor eller fabrikssignaler kan man istället mäta arbetsnivån genom output.

Jag ringer upp Kristina Palm, docent och lektor i industriell arbetsvetenskap vid KTH,  i ett videosamtal. Hon berättar att i och med digitaliseringen spelar den fysiska arbetsplatsen mindre och mindre roll. Dessvärre har tekniken medfört ett arbetsmiljöproblem. Det uppkopplade arbetet har blivit gränslöst och riskerar att bli orsak till utbrändhet.

Sju olika arbetsmönster

Kristina Palm projektledde det forskningsteam som under åren 2017–2020 studerade hur den digitala tekniken påverkade arbetsinsatsen. Vad finns det för mönster bland alla som jobbar med digitala aktiviteter? Forskningsteamet kom fram till att det finns sju olika digitala gränshanteringsstrategier.

Grovt sett kan man dela upp det i integrerare och separerare.

  1. Totalseparerare – Jobbar enbart på den fysiska arbetsplatsen, och stänger av allt vad jobb innebär så fort hen lämnar jobbet.
  2. Tidsseparerare – Separerar arbete och privatliv med hjälp av tiden, men platsen spelar ingen roll.
  3. Platsseparerare – Kan sitta på jobbet sent på kvällen, men väl hemma är det inga problem med att koppla av.
  4. Arbetsintegrerare – Tar med sig jobb hem och kan sitta i soffan sent på kvällen med jobbmobilen, men tar däremot inte med sig privatlivet till jobbet.
  5. Privatlivsintegreraren – Tar med sig privatliv till jobbet. Till exempel som att vara tillgänglig för familjen eller kollar Facebook. Gör däremot inga arbetsrelaterade aktiviteter i privatlivet.
  6. Totalintegreraren – Hela personens tillvaro är en blandning mellan arbete och fritid.
  7. Växlaren – Växlar mellan strategierna.

Kristina Palm vill inte kalla det för personas eftersom hon säger att det inte handlar om personlighetstyper. Ofta är det yttre omständigheter och krav som påverkar vilken digital gränsdragningsstrategi man faller in i.

Skapa en trivsam miljö

Hur man trivs bäst med att arbeta digitalt handlar ofta om det fria valet. Under rådande coronaepedemi när många är tvingade att arbeta hemifrån kan man uppleva det negativt. Då är det viktigt att prata med sin chef och nära kollegor. Bestäm träff då ni har videomöten och pratar igenom vad som fungerar och vad som är jobbigt. Ge varandra tips och stöd. Är det någon som jobbar bäst på kvällen medan en annan jobbar som bäst på morgonen? Var lyhörd och respektera varandras gränser.

För att fortsätta ha bra sammanhållning med kollegorna tipsar Kristina Palm om att skapa sociala tillfällen.

- Med min forskningsgrupp har vi haft digitala fikapauser då vi setts i videosamtal klockan 10 och 15 varje dag, berättar Kristina.

Dra tydliga gränser

Upplever man att det är problem med att arbeta hemifrån kan man skapa nya gränser. Kristina Palm berättar att man delar in det i tre olika områden:

  • Tidsgräns
  • Fysisk gräns
  • Mental gräns

Man får skapa arbetstiden, och då kan man ha hjälp av Pomodorotekniken. Det betyder att man helt enkelt ställer en äggklocka på till exempel 45 minuter. Distraherande tankar får man skriva ner på papper och ta itu med när klockan ringer. När pausen är klar ställer man äggklockan igen.

Att lämna hemmet och stiga in i en buss menar Kristina Palm är en fysisk och mental gräns för att lämna hemmet och gå in i arbetsrollen. När man istället ska sköta sitt jobb hemifrån kan det vara en bra idé att ta en morgonpromenad innan dagens arbete. Även att man inreder en fysisk arbetshörna i hemmet som man sedan ”stänger” när arbetsdagen är slut.

Fördelar med att tvingas arbeta hemifrån

Under den här perioden när många måste arbeta på distans tror Kristina Palm att många snabbt kommer bli duktigare på att använda de digitala verktygen vi har till förfogande.

Att ha videomöten är ett sätt att effektivisera. Förutom den uppenbara miljöaspekten att man slipper resa till fysiska möten, tenderar videosamtalen att bli mer målinriktade och koncentrerade. Traditionella möten kan sväva iväg i irrelevanta samtal på ett sätt som videomöten inte gör.

- Vi kommer se att det faktiskt fungerar att samarbeta på distans. Sen kommer vi nog komma fram till att det är ganska trevligt att ses på en arbetsplats också. Det är inte så dumt med jobbet ändå, säger Kristina skämtsamt.

De som varit tveksamma till hur väl folk presterar på distans kommer antagligen inse nu att man faktiskt arbetar på dagarna.

- Om det visar sig att någon latar sig istället för att sköta sitt jobb var det sannolikt ett problem redan innan, men att chefen inte har uppmärksammat det, konstaterar Kristina.

Kristina Palm tror att de flesta människor kommer att göra sitt absolut bästa i jobbet utifrån de förutsättningar som finns.

Läs mer på Suntarbetsliv.se.

Tips för ett effektivare videomöte

  • Den som leder mötet måste vara tydligare än i vanligare fall
  • Var tydlig med syftet med mötet
  • Tänk igenom en gång extra om alla verkligen behöver delta i mötet
  • Låt alla komma till tals
  • Stäng av mikrofonen när det inte är din tur att prata
  • Använd kroppsspråk för att bekräfta den som talar
  • Ha alltid på kameran, men använd funktionen för suddig bakgrund om du vill