Sanningen om aktivitetsbaserade kontor

Vad har Scanias, Microsofts och Coca-Colas svenska kontor gemensamt med Västra Götalandsregionen och Örnsköldsviks kommun?

Aktivitetsbaserade kontor, som kan lika gärna kallas ABK, ABW eller A-FO och så vidare, har inga fasta platser och medarbetarna väljer arbetsplats efter arbetsuppgift. Vanligtvis finns flera zoner i det aktivitetsbaserade kontoret, såsom tyst avdelning, sociala ytor och mötesplatser.

Utifrån mitt arbete på Akademikerförbundet SSR med frågor som kretsar kring arbetsmiljö och lika villkor kan jag ibland känna att ABK är otroligt vanliga, och att det blir allt mer utbrett bland våra medlemsgrupper. Vi får en hel del frågor kring kontor till jouren, enskilda ombudsmän och inte minst vid utbildningar för våra lokalfackliga och skyddsombud. Men det här med ABK är ingen global trend. 

Vid ett forskningsbaserat seminarium på Centrum för Arbetsmiljö- och Miljömedicin, CAMM, här i Stockholm nyligen berättades om att det är vanligast i Sverige, Nederländerna, Australien och Nya Zeeland. Något som alla fyra länderna har gemensamt är att arbetsplatserna är ganska informella och inte fullt så hierarkiska som i andra länder – kanske därför som det sprids snabbare här? Det var i alla fall en tes på seminariet. 

Forskning – och sanningen just nu

Forskare och praktiker turades om i rampljuset. Linda Rolfö är en känd forskare och förespråkare av AKB. Åsa Stöllman, doktorand på Uppsala universitet, forskar på hur AKB påverkar hälsa och arbetsmiljö. Och forskningen spretar, det finns inte EN lösning och det finns inte ETT svar. Det vi däremot vet är att om verksamheten bygger på många möten, team- och projektorientering och samarbete över avdelningar så verkar det vara en bra lösning. Den allmänna hälsan verkar påverkas positivt i ABK och att byta arbetsplats flera gånger per dag verkar också förebygga problem med nacke och axlar. Detta till trots verkar det som att den senaste forskningssammanställningen, som bygger på 17 olika studier globalt, visar att eget kontor verkar vara bäst ur ett hälsoperspektiv sett till individen. Det som visar sämst resultat kopplat till arbetsmiljö och hälsa, genomgående i alla studierna, är kontorslandskap med fasta platser och liten möjlighet att gå undan för samtal eller fokuserat arbete. Mest nöjda med ABK är de medarbetare som gått från kontorslandskap till ABK och följaktligen är de som är minst nöjda de som gått från egna kontor till ABK. 

Chefer gillar ABK generellt sett mer än medarbetarna – under förutsättning att cheferna har anammat det nya arbetssättet.

Chefer med stämpelklocka och behovet av att sitta och se sina medarbetare i arbete dagligen göre sig icke besvär i den nya miljön.

Bäst lyckas den organisation med verksamhet som passar ABK, som lägger stor vikt vid att i planeringen för införandet av den kontorslösningen tar hänsyn till verksamhetens och medarbetarnas behov, involverar medarbetarna i lokalernas utformning, säkerställer tillräckligt stora ytor för samarbete, samt mer tysta zoner för koncentration och fokuserat arbete. Ett införande av ABK är mer som en process, den måste utvärderas fler gånger och kan behöva utvecklas med tiden som organisationen växer, krymper eller i takt med hur verksamheten förändras. Rolfö sa någonting väldigt klokt i avslutningen på sin dragning: ”Det är mer som en organisationsförändring än ett byggprojekt”. 

Jag är helt övertygad om att ett kontor handlar om så mycket mer än färgskalor, sittpuffar och glasväggar. Vilken verksamhet bedrivs här? Vilka jobbar här idag och vilka jobbar inte här idag, men imorgon? Kan alla komma in, arbeta här och utrymma vid behov? Vilka arbetssätt har vi idag, vilka av dessa vill vi främja och vilka vill vi arbeta oss bort ifrån? Vem eller vilka är det som styr våra verksamheter, finns det arbetsprocesser eller arbetsuppgifter som kräver särskilda hänsynstaganden? Vilket ledarskap har vi idag och gäller det även för morgondagen? 

Begreppsförvirring

Parallellt med ABK har även begreppet flexkontor kommit in på marknaden och blivit populärt. I grunden innebär det färre kontorsplatser än anställda i syfte att spara pengar. Medarbetare är på möten, tjänsteresor eller på annat sätt frånvarande. Alla delar skrivbord med alla, inga fasta platser. Ett renodlat ABK däremot, har lika många arbetsplatser som anställda eller till och med flera. Målet med den kontorslösningen är inte att spara pengar på kontorsytan, utan att främja vissa arbetssätt och vissa beteenden på arbetsplatsen. Samverkan, projektsamarbete, innovation, kunskaps- och informationsöverföring brukar nämnas som några argument. Sådant som absolut går att skapa i kontorslösningar med egna rum och kontorslandskap, men som i sådant fall kräver helt andra arbetssätt, annat ledarskap och en annan typ av organisation. 

Ett riskmoment i den forskning som nu bedrivs globalt är sammanblandningen av olika versioner av flexkontorslösningar och ABK – och att de riskerar att jämföras i samma studier, trots sina olika förutsättningar för verksamheten. Mätningar före, under och efter, påverkas av personalomsättningar på det sättet att vi inte vet om det är samma människor som svarar eller om dessa medarbetare i stor eller liten utsträckning bytts ut. Att införa ABK och att utvärdera det efteråt är en process på fyra-fem år om det görs seriöst. Det är inget quick-fix. 

Att Scania, Microsoft eller Coca-Cola gör det här förvånar kanske ingen. Fackförbunden Unionen, Civilekonomerna och Jusek går samma väg. Men att vi i Sverige tar AKB in i offentlig sektor är snudd på världsunikt. Trafikverket, Försäkringskassan, Vinnova, Örnsköldsviks kommun och andra – listan kan göras lång! Regionens Hus i Västragötalandsregionen är helt nybyggt. Där ska cirka 1 500 av regionens anställda jobba i ABK och de kommer från 15 olika förvaltningar/bolag och huserade tidigare på 20 olika adresser i stan. Ett gigantiskt samboprojekt! 

Vad är nästa grej? Kanske är Coworking nästa trend? Vasakronan med flera är i alla fall något på spåren när de bygger nya kontorsmiljöer. Samarbete och innovation står i fokus när kontorsanställda ska mötas över gränserna mellan företag, konsulter och bolagsstrukturer. Tanken slog mig just, ligger Regionens Hus i Göteborg rent av redan steget före? Medvetet eller omedvetet? Oavsett, jag tänker i mitt stilla sinne på storheter som sekretess, företagshemligheter, arbetsmiljö, ansvarssubjekt och skyddsområden. WOW, vi går en spännande tid till mötes. Och arbetsmiljö fortsätter att engagera!

Står du inför stora förändringar på din arbetsplats? Du som är medlem i Akademikerförbundet SSR kan alltid få personlig rådgivning från SSR Direkt.

--

Uppdatering 2019-11-26: Källor till forskningen har efterfrågats.
Seminariet arrangerades av Centrum för Arbetsmiljö- och Miljömedicin, www.camm.sll.se

Panelen bestod av:
Annemarie Hultberg, Institutet för Stressmedicin vid Västra Götalandsregionen
Linda Rolfö, avhandling 2018
Åsa Stöllman, doktorand Uppsala universitet

Referenser och källor som uppgivits vid dragningarna:
Rolfö, Jahncke, Slunga Järvholm, Öhrn & Babapour, 2018
Babapour & Rolfö 2018
Referat av sammanställning (Engelen, Chau et al, 2019)
Referat av Engelen et al, 2018
Referat av Wohlers, 2017
Referat av De Croon et al, 2005
Referat av Richardson et al, 2017
Rapporten Hälsa på jobbet, ISM-rapport 21, Västra Götalandsregionen, 2018
The Healty Mind Platter, D. Rock & D.J. Siegel, 2011
Kontorstyper, Christina Bodin Danielsson, 2008

Kolla in alla fördelar med att vara medlem i Akademikerförbundet SSR