Så jobbar valberedningen – från årsmöte till årsmöte

Här är en praktiskt checklista för hur ni kan planera er arbetsordning:

• Börja tidigt. Senast en månad efter årsmötet bör ni i valberedningen hålla ett första möte där ni kommer överens om mål, riktlinjer och hur ni vill jobba. Om inte årsmötet redan utsett en sammankallande bör ni göra det vid första mötet. 
• Ge er till känna. Så snart som möjligt efter årsmötet bör ni meddela era namn och kontaktuppgifter till medlemmarna i föreningen. Om föreningen har en hemsida, facebooksida, spalt i en personaltidning, nyhetsbrev, e-postlista eller anslagstavla, se till att ni står med där.
• Läs in er på stadgarna. Att känna till stadgarna är A och O för dig som sitter i valberedningen. Där står vilka förtroendeposter som ska valberedas samt när och hur det ska ske. Här hittar du förbundets stadgar med normalstadgar för distriktsföreningar och lokalföreningar respektive arbetsplatsföreningar.
• Arbeta kontinuerligt. Följ med i styrelsens arbete, delta gärna på deras möten eller läs protokollen för att pejla in vilka frågor den arbetar med och vilket engagemang de olika styrelseledamöterna bidrar med. Dela upp ansvaret mellan er i valberedningen. 
• Följ upp de nyvalda. Några månader efter årsmötet bör ni ta kontakt med de nyvalda styrelseledamöterna för att höra hur de blivit mottagna och i vilken mån deras förväntningar på styrelseuppdraget stämmer överens med den verklighet som mött dem i styrelsen. Det är också ett bra tillfälle att stämma av med ordföranden hur de nya ledamöterna kommit in i styrelsearbetet. 
• Analysera medlemsstrukturen. Skaffa en förteckning över samtliga medlemmar och fackligt förtroendevalda i din förening. Förteckningen ska lista hur de fördelar sig på ålder, kön, ort, profession och andra faktorer som kan vara relevanta att känna till för att ni i valberedningen ska kunna göra ett bra jobb. På vår webbtjänst regional medlemsservice kan du själv ta ut listor för just din förening.
• Sondera omvalsintresset. Senast tre månader före årsmötet bör ni höra av er till dem som idag sitter i styrelsen för att sondera vilka som är intresserade av att åta sig fortsatta uppdrag. 
• Öppna för nomineringar. Skicka ut en nomineringsinbjudan till medlemmarna i din förening för att ge dem möjlighet att lämna förslag på nya styrelsemedlemmar. I inbjudan ska sista datum för att lämna nomineringar framgå tydligt. Sprid gärna via sociala medier. 
• Engagera medlemmarna. Det ingår i såväl styrelsens som valberedningens uppdrag att uppmuntra medlemmar till att engagera sig i demokratiarbetet. Samarbeta gärna med styrelsen för att få in nomineringar och intresseanmälningar, men låt inte styrelsen påverka ert val av kandidater.
• Välj kandidater. Gör en bedömning av vilka förändringar som är önskvärda i styrelsens sammansättning. Diskutera och fatta beslut om vilka styrelseledamöter som passar bäst för att nå dit. Utgångspunkten bör alltid vara att det är de mest lämpade kandidaterna som ska föreslås oavsett om de redan sitter i styrelsen eller inte.
• Tänk mångfald. Ta sikte på att få ihop en styrelse som inte är alltför homogent och ensidigt sammansatt. Ju brokigare blandning av professioner, åldrar och bakgrunder desto mer kan ledamöterna berika med sina skilda perspektiv och infallsvinklar. 
• Ni får kandidera. Det finns inga hinder för att ni som sitter i valberedningen själva kandiderar till olika förtroendeposter, men det är viktigt att detta då sker på ett förtroendeingivande sätt. Och kom ihåg, om du blir invald i styrelsen kan du inte sitta kvar i valberedningen.
• Träffa kandidaterna. Intervjua aktuella kandidater. Förklara för dem vilka arbetsuppgifter som ingår i styrelseuppdraget och vad som krävs av dem när det gäller kunskap, tidsåtgång och engagemang.
• Undersök jävsomständigheter. Förbundet har inga fasta regler vad gäller jäv- och släktskapsförhållanden i styrelser. Det förekommer säkert att makar, syskon och barndomsvänner sitter i samma styrelser utan att det för den skull behöver utgöra ett hot mot demokratin. Men det säger sig självt att det kan finnas risk för jäv om beroendeförhållandena mellan styrelseledamöterna blir alltför komplicerade eller om en ledamot är alltför ensidigt beroende av en annan. Det är valberedningens uppgift att bedöma risken. 
• Meddela alla nominerade. Alla som blivit nominerade eller uttryckt intresse för styrelsearbete har rätt att få veta i god tid före årsmötet vilka ni i valberedningen valt att förorda. De som ni valt bort har rätt att få veta skälen samt att ta ställning till om de vill kvarstå¨som kandidater. Förklara för dem ni valt hur viktigt det är att de kommer till årsmötet och presenterar sig.
• Skriv rapport och förslag. Valberedningens rapport med förslag ska, tillsammans med övriga möteshandlingar, vara tillgängliga för medlemmarna minst tre veckor före årsmötet. Det betyder att ni i valberedningen måste skicka in den till styrelsen minst fyra veckor före årsmötet för att ge rimliga tidsmarginaler åt dem som ska ombesörja utskicket.
• Presentera förslaget. Vi rekommenderar att minst en person ur valberedningen deltar på årsmötet, dels för att läsa upp valberedningens rapport med förslagen, dels för att svara på eventuella frågor. Det ingår inte i valberedningens uppdrag att ge förslag på valberedning, den biten är upp till årsmötesdeltagarna.
• Locka folk till årsmötet. För att demokratiarbetet ska fungera krävs att många medlemmar deltar på årsmötet och röstar. Det går även ra att föreslå kandidater till förtroendeuppdrag på själva mötet. Det är styrelsens och valberedningens gemensamma ansvar att locka så många som möjligt till årsmötet. Ta gärna del av våra tips om hur du lockar medlemmar till årsmötet.